Eventos corporativos, una fórmula de comunicación diferencial para marcas

Se define como eventos corporativos,  a los sucesos programados e importantes a través de los cuales empresas, instituciones y organizaciones dan visibilidad a la marca, servicio o producto que comercializan u ofrecen.

Los eventos corporativos pueden ser de distinta índole como por ejemplo de carácter social, académico, artístico o deportivo. Por ello, en este post vamos a hablar sobre qué son, en qué consisten, para qué sirven y qué tipos de eventos corporativos existen para que puedas organizar este tipo de acontecimientos sociales con éxito.

Si buscas consejos sobre espacios para eventos corporativos en Madrid u otra ciudad de España, este artículo es lo que necesitas. Sin más dilación, comenzamos el artículo. Seguro que te será de gran utilidad.

¿Qué son los eventos corporativos, más allá de su definición?

Un evento corporativo es un acto en vivo, es decir un medio de comunicación para llegar al mayor número posible de público objetivo de forma directa captando su atención y provocando una posterior reacción.

¿Para qué sirven los eventos corporativos? ¿Qué ventajas ofrecen?

• Los eventos corporativos aportan distinción.
• Ayudan a la promoción y publicidad de una idea un servicio, o una empresa. Y es que toda buena publicidad y promoción suele ir ligada a un incremento de las ventas del producto/servicio o un incremento en leads para la empresa.
• Pueden ser utilizados para captar  nuevos clientes o fidelizar los que ya tenemos.
• Consiguen crear una mejor experiencia de marca, sobre todo aquellos eventos corporativos con fin solidario.
• Este tipo de acciones fomentan la integración de los empleados en la empresa.
• Los eventos corporativos también se suelen utilizar para celebrar logros, aniversarios o fechas especiales.

Aspectos importantes a tener en cuenta en eventos corporativos

Aunque un mayor presupuesto permite obtener un amplio abanico de opciones a la hora de realizar  eventos corporativos, lo esencial es que cumpla con los objetivos definidos para los que fue programado.

Suelen tener mayor renombre y prensa aquellos que cuentan con personalidades destacadas en el marco del evento. Así pues un evento de moda tendrá una mayor repercusión, por ejemplo con la visita de un / una modelo destacada, blogueros de moda, etc.

Con el fin de que todo el evento cumpla con los propósitos marcados, siempre es recomendable contar con los servicios de empresas de eventos corporativos como Neoeventos especialmente dedicadas a la organización de eventos de este y otros tipos.

Es por este motivo que generalmente  gran parte de las empresas y marcas se ponen en manos de organizadores especializados para tener que gestionar lo mínimo posible y poder dedicarse a aquello que de verdad les importa conseguir con el evento. Y es que el evento puede servir como herramienta para obtener objetivos concretos, como generar branding y engagement, dar a conocer productos y servicios, conseguir nuevos contactos y colaboraciones comerciales, etc. De ahí que en muchos casos resulte fundamental delegar la gestión y organización del acontecimiento en empresas de eventos.

Es importante contar con una estrategia para ser recordado posteriormente al evento, y que también te ayudará a llamar más la atención de tu público durante el transcurso de este. Si apuestas por los artículos personalizados conseguirás que tu marca llame la atención y destaque delante de tu audiencia, generando un impacto positivo que no solo permanecerá durante el evento, también una vez vuelvan a su casa, llevando tu marca consigo. Hoy en día hay multitud de opciones para escoger el regalo promocional que más se ajusta a tu imagen, por lo que el éxito de esta estrategia está garantizada.

Tipos de eventos corporativos

Existen dos tipos de eventos para empresas corporativos, distinguiremos cada uno de ellos en función de del público objetivo, así pues contamos con eventos internos y externos.

Eventos corporativos internos

Un evento corporativo interno es un acontecimiento que tiene lugar entre los propios trabajadores de la empresa incluso a veces clientes muy vinculados a ella.

Se suele permitir un tipo de comunicación directa e informal en este tipo de eventos empresariales. Dentro de este tipo se distinguen aquellos que tienen que ver con el trabajo en sí y aquellos relacionados con la cultura de la empresa.

1. Relacionados con el trabajo: Su contenido se basa en los hechos, procesos y Know-how de la empresa. Eventos formativos principalmente, entre los que destacan las jornadas de formación como (seminarios, cursos, charlas o conferencias) las convenciones, reuniones estratégicas o  presentaciones de un nuevo libro. Se pueden adaptar al formato de una reunión de grandes grupos o por el contrario de un grupo reducido, en las que la transmisión de los mensajes se realice mediante interlocución directa propia de los sistemas de comunicación internos de la empresa. La principal ventaja de este tipo de reuniones es que el público objetivo (empleados en este caso) recibe la información de primera mano al estar presentes, dando pie a una conversación fluida.
2. Evento corporativo relacionado con la cultura de la empresa: Están destinados a reforzar la unión, integración y motivación de los empleados con la empresa. Dentro de ellos distinguimos entre Jornadas de Team Building, viajes de incentivos, celebraciones o conmemoraciones (aniversarios). El principal objetivo de estos eventos es unificar códigos de comunicación en empresas que cuentan con distintas generaciones y nacionalidades entre su cartera de trabajadores. El resultado de estas acciones suele tener un efecto ya  sea través del feed-back del propio trabajador o un aumento de la motivación a la hora de cumplir objetivos.

Eventos corporativos externos

Son eventos organizados por  las empresas para sus clientes, proveedores y el resto del público (posibles nuevos clientes) generalmente suelen tener un tono más formal que los eventos corporativos internos.

Dentro de estos encontramos diferentes clases de eventos corporativos a realizar por parte de las empresas.

Clases de eventos corporativos externos para empresas

• Asambleas: Reunión compuesta por un conjunto de personas, liderado por un presidente se reúnen para tomar decisiones que afectan al interés común de los presentes (son bastante conocidas las asambleas de accionistas). El presidente de la asamblea, tiene como misión dar el turno de palabra a cada interventor, cumplir los puntos marcados en el orden del día, así como asegurar la fluidez del evento. El propio presidente no podrá entrar en temas debatidos en la asamblea sin embargo ha de conocer reglas y normas con las que se rige tal asamblea.
• Conferencias: Exposición por parte de una o varias personas, con el único objetivo de transmitir una información a los asistentes al evento. Al finalizar esta el público por lo general suele hacer preguntas a los conferenciantes, esto permite a la empresas obtener un feedback directo y actuar en función de este.
• Congresos: Suele tener alguna similitud con las jornadas cambiando el número de reunidos. Su organización, logística y protocolo suelen ser mucho mayores que la gran mayoría de eventos, llegando a durar meses e incluso años. Al realizar este evento se deberán conocer datos como horarios de comidas, idiosincrasia del país ya que los asistentes son de distintas nacionalidades. Este tipo de eventos de empresas se realizan para llega a un consensos o intercambiar información entre los asistentes. La organización de un congreso se planifica en función de tres actos:
  • Actos oficiales: sirven para la apertura, la clausura y las ponencias del congreso.
  • Específicos: actos propios del congreso que está celebrando.
  • Sociales: actos destinados a los asistentes para agradarles.

• Entregas de premios: El evento gira entorno a unos premiados dentro de un sector concreto, un homenaje a una persona destacada dentro del mismo sector, mezclado con intervenciones y actuaciones.
• Fiestas promocionales: Acciones publicitarias donde podemos encontrar distintos objetivos, dependiendo de la fase de madurez de producto o empresa.
• Inauguraciones: Aperturas de establecimientos generalmente acompañadas de un cóctel o fiesta posterior.
• Jornadas: organización de un evento donde se reúnen un colectivo de personas con un mismo objetivo común, suele ser el de trabajar o estudiar sobre algún tema de interés para favorecer al intercambio de información ente los asistentes, incluso tratando de buscar soluciones a problemas comunes. Suelen tener una duración de entre uno a varios días, por este motivo la celebración de estas se suele realizar en hoteles o lugares para realización de eventos que tengan acceso a infraestructuras tecnológicas como el WIFI, zonas de ocio para los descansos.
• Presentaciones de producto: Tiene lugar cuando se lanza una nueva marca, empresa o producto, cuya finalidad es atraer al público potencial.
• Road Shows: Evento empresarial que consiste en llevar por distintos puntos de la geografía (al mismo tiempo) una acción de marketing, para captar mayor número de clientes y promocionar la marca a través de espectáculos y entretenimiento.
• Rueda de prensa: Es uno de los eventos para empresas más usados en la actualidad, consiste en invitar a diferentes medios de comunicación para informar de lo sucedido en el evento, lo llevan a cabo empresas en nuevos lanzamientos o cambios importantes.
• Simposio: Exposición oral de unos 20-25 minutos en la cual intervienen varios ponentes que se relevan por orden al hablar sobre el tema expuesto. En ocasiones aparece la figura del moderador, que media en caso de existir discrepancias entre los ponentes.
• Viajes de incentivo: Estos son realizados de manera interna a modo de compensación por su trabajo, las empresas cubren los gastos de un viaje a sus trabajadores más destacados, buscan generalmente el compromiso del trabajador, su entrega y reconocimiento a sus labores.
• Videoconferencias: Gracias al uso de las nuevas tecnologías, ya no es necesario que un ponente se encuentre en la misma habitación que los asistentes al evento, de hecho este tipo de eventos corporativos son muy frecuentes hoy en día. Para realizarla basta con contar con red de acceso a internet, equipos de voz, imagen y sonido. Permite la interacción al igual que las conferencias normales.
• Workshops: Reunión de un pequeño grupo de personas, a modo de taller con el objetivo de intercambiar ideas, aclarar dudas, que se vayan desarrollando a lo largo de la reunión y discutir sobre un tema de interés común. (Actualmente usado por grandes empresas para realizar procesos de selección).

Elementos básicos en la organización de eventos corporativos

Para organizar un evento corporativo, es fundamental cuidar orden y diseño, siempre primando en los detalles y eligiendo el mejor lugar para la realización de tal evento. Puesto que el entorno será fundamental para la atracción del público potencial.

Por ejemplo una presentación de una línea de productos para adolescentes será mejor entendida por estos, si se realiza en un espacio urbano, industrial como por ejemplo el  “Matadero” en Madrid que en un espacio que alberga de forma habitual eventos como un palacete, donde el ambiente puede ser más formal. Y es que el tipo de público define mucho el tipo de entorno en el que celebrar el evento. Por ello, antes que realizar el mismo evento en un clásico hotel en el centro, donde poco se pueda interactuar con el producto será mejor utilizar espacios más diáfanos como los expuestos anteriormente o bien un recinto ferial habilitado para tal efecto como puede ser IFEMA. Además, si al entorno se le aporta un valor añadido como juegos, actuaciones, el feedback y posibilidad de atracción son mayores, y más en el caso de gente joven.

Como ves en función del tipo de eventos, el tipo de público y los objetivos planteados, serán más apropiadas unas u otras opciones (el espacio donde se celebrará el evento, el diseño y organización del mismo, las actividades y acciones complementarias y de interacción con el público, el tipo de invitados y expertos que participarán, etc.)

El público hoy en día busca vivir una experiencia única por encima de todo. Por ello, realizar un evento corporativo puede proporcionar a tu empresa notoriedad y renombre, posicionamiento dentro de tu público potencial e inclusión dentro de su lista de marcas.

Para obtener todo ello en Neoeventos tenemos un plan personalizado para cada empresa, donde nuestro objetivo es que tu disfrutes tanto como tus invitados y no tengas que preocuparte por nada durante la celebración de tus eventos. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo lo que podemos hacer por tu marca.