10 Consejos para organizar eventos empresariales

Los eventos empresariales son los mejores lugares para construir un fuerte lazo entre profesionales de un ámbito laboral determinado. Aun así, la manera en que llegues a los participantes de este puede afectar al resultado.

Por tanto, en este post queremos que tengas claro algunos consejos sobre la organización de eventos empresariales para que siempre logres sorprender tanto a los participantes como a los ponentes invitados para formar parte de la experiencia.

¿Cuáles son los factores que necesitamos determinar cuándo organizamos eventos para empresas?

Sin duda, nadie te puede quitar de la cabeza que los eventos de empresa siempre son interesantes para todos y que es seguro que cualquiera que participe en uno sale con más conocimiento e incluso, contactos, de lo que entró en un principio.

Pero bien, planteémoslo así: en nuestra mente ya hemos implementado la afirmación de “¡Quiero organizar un evento!” y no nos la podemos sacar de la cabeza. Es importante destacar que no solo sirve eso. Hay que preguntarse varios aspectos básicos que afectarán a que nuestros actuales y futuros eventos empresariales salgan adelante:

1. Debemos entender cual es el entorno de la empresa: no es lo mismo organizar eventos para empresas en Madrid sobre productos típicos de la capital; o un evento empresarial sobre marketing que abarca un concepto mucho más amplio.

Eventos que estén enfocados a búsqueda de empleo o que sean de una temática tendrán una forma de organización específica porque se mueven a un usuario más extendido.

2. La cuestión más importante que tomaremos antes de sumergirnos de lleno en la organización como tal es decidir sobre el presupuesto. No todos los eventos son iguales ni las necesidades son las mismas.

El simple hecho de especificar la cantidad destinada y de que manera el equipo organizativo va a repartirlo para que ni sobre ni llegue a faltar, es fundamental.

3. Volviendo al primer punto, el evento siempre va a ser de una clase: Bien un congreso, un cóctel de presentación de un producto, jornada de puertas abiertas de una universidad, etc. Especifíca el objetivo de ese evento y tendrás mucho adelantado.
4. El lugar donde tendrá lugar el evento también es importante. ¿Tienes alguna zona de tu empresa habilitada para ello, o una instalación exterior que pueda servirte? Ahí es donde entran en juego tus contactos y la maña que tengas para conseguir un sitio adecuado sin que el coste por tal gasto supere la mitad del presupuesto.

Añadir que muchas veces, el sencillo acto de conseguir crear acuerdos con una empresa que organiza eventos empresariales puede darle mil vueltas a la cantidad de cosas que puedas conseguir.

Muchas veces, las empresas contactan con marcas de productos con un cierto renombre y que gustan a mucha gente, para que les ofrezcan sus instalaciones. Solo con la repercusión de esa marca se pueda cuadruplicar el número de participantes.

5. En este punto también podemos aprovechar y ser inteligentes. Pues al igual que con el tema de las instalaciones, se puede negociar sobre el catering. Si contactamos con una marca de refrescos o aperitivos popular que nos dé una cantidad de sus bebidas el negocio saldrá casi negocio.

Lo mejor es que existen muchas maneras para que la apuesta nos salga gratis:

• Ofreciendo que una persona de su empresa de una charla en el evento corporativo. En caso de que el evento tenga un poco que ver con algún enfoque de la marca de bebida o comida.
• Que el logo de esa marca aparezca en los programas del evento.
• Cuando esa marca realice eventos en el futuro, nosotros podamos ofrecerles alguna ayuda.
• No obstante, si se trata de eventos empresariales de búsqueda de empleo, se le puede ofrecer a la marca un espacio para su stand si en están buscando nuevos trabajadores.
• Sencillamente, es jugar con el factor “Hoy por ti, mañana por mí”.

Es posible que el alquiler de fincas, por ejemplo, en Madrid, pueda ser más acertado si incluimos un pequeño descanso para comer. Existen muchas empresas que poseen cadenas de restaurantes dedicados al mundo de los eventos empresariales en particular que puedan ofrecer un trato justo.

6. Las fechas de eventos, generalmente tienen mucho que ver. Al igual que hay gente que los prefiere a lo largo de la semana, otros dirán que los Fines de semana son mejores. En este aspecto, se suelen organizar eventos para empresas de Lunes a Viernes en horario de oficina.
7. Por otra parte, los invitados son esenciales para conseguir atraer a la gente a tu evento corporativo. Los invitados más especiales tienen que ser lo propios ponentes, pues ellos durante sus comparecencias, dejarán en buen lugar a la empresa que organiza cualquiera de los eventos empresariales en los que participen.

Hay que mimarles. Ellos mismos, con sus propias redes sociales conseguirán dar una repercusión importante a lo que va a suceder y muchos de sus seguidores querrán saber más sobre nosotros y nuestros futuros eventos empresariales externos.

8. El marketing online, que desarrollemos antes y durante el desarrollo de las actividades para los eventos empresariales, es la faceta que debemos cuidar. Las redes sociales cumplen esta función.

Se trata de tener en cuenta que estos medios de difusión son las ventanas de la empresa hacia el mundo exterior y es una gran ventaja tenerlos en cuenta.

Saber moverse entre una y otra red social puede apoyar al resto de elementos que están relacionados a la parte de organización de eventos.9. Los eventos empresariales incluyen elementos clave como concursos y actividades de eventos tales como sorteos y regalos exclusivos. Durante la época navideña, se le puede obsequiar al personal con cestas o vales descuento.

10. Debes tener en cuenta lo beneficioso que es contar con azafatas para eventos, ya que ayudarán a tus invitados a guiarse por el evento y por las distintas actividades que quieras realizar.

Para terminar…

Al igual que nos preocupamos de lo que supone la preparación de eventos. Es lógico pensar que no hemos terminado. Debemos tener en cuenta las posibles circunstancias que puedan surgir durante el desarrollo de eventos empresariales.

El bienestar de los invitados, la repercusión en social media y los contenidos publicados y la abundancia de elementos como comida y bebida son de las principales tesituras que debemos solventar.

En este sentido, la pregunta opcional que nos puede surgir ahora es: ¿Vamos a intentar mantener este evento a lo largo del tiempo? Puede pasar que este evento en cuestión esté organizado de forma anual. Podemos adoptar una estrategia de social media durante todo el año y destacar en las búsquedas de nuestro mismo tipo de empresa.

Con ello, conseguimos que, no solo nuestros participantes habituales sepan de nosotros con asiduidad, y que podamos darnos a conocer a nuevos y potenciales clientes.

En todo caso, siempre está de más seguir siendo destacados en el entorno donde nos movamos. Nosotros ofrecemos una amplia gama de servicios para eventos de toda índole. Podemos ofrecerte ideas y presupuestos muy asequibles. Solo escríbenos a través de nuestro formulario y síguenos en nuestras redes sociales.