Cómo preparar un coloquio para triunfar

Todos los eventos son diferentes y tienen sus particularidades que debes tener en cuenta a la hora de poner manos a la obra en la organización. En el caso de los eventos académicos y corporativos, el interés se centra en comunicar una información particular de manos de expertos. Y aunque existen varios formatos de ponencia, te queremos contar en esta ocasión cómo preparar un coloquio exitoso.

Los eventos académicos y laborales son especialmente exigentes al momento de pautarse, y es recomendable que tengas un mínimo de experiencia en los temas a tocar o en el ámbito de la comunicación, para que nada te tome por sorpresa al momento de presentar este evento.

Pero, para salir de dudas, nos toca comenzar por lo más básico: ¿Sabemos qué es un coloquio? Una vez respondamos esta pregunta será más fácil saber cómo organizarlo.

Qué es y cómo preparar un coloquio

Un coloquio es una conversación entre dos o más personas que es precedida por una ponencia o presentación oral en la cual se introduce una temática, en torno a la que se discutirá.

Contrario a un debate, es estos casos no se busca obtener un resultado final, solamente discernir información que debes tener en cuenta para saber cómo preparar un coloquio.

Los coloquios pueden organizarse en el marco de alguna conferencia o congreso, frente a un auditorio, en el que uno o varios ponentes informan sobre el tema central y posteriormente se ejecuta el coloquio. Este tipo de eventos son dialécticos, lo que quiere decir que se busca generar una conversación entre el público y los expertos para que el conocimiento no se produzca de forma unidireccional.

Debes tener en cuenta en cómo preparar un coloquio el contenido que busca expresarse. No es lo mismo un evento universitario a uno de trabajo, o más importante aún, uno político de carácter internacional, porque este formato de reuniones es bastante común en el ámbito político.

Los pasos de cómo preparar un coloquio

Ya sabemos que la finalidad de este tipo de eventos es compartir opiniones o puntos de vista sobre un fenómeno en concreto, enriqueciendo así las apreciaciones de los invitados de manera individual.

Pero, ¿cómo preparar un coloquio entonces? Aquí un paso a paso:

Lugar y fecha

El primer punto que debes considerar, como en cualquier evento, es fecha y locación. Averigua con los ponentes o anfitriones las características del evento. ¿Es formal? ¿Es académico? ¿Es político? Una vez respondidas estas preguntas, propón el lugar a realizarse.

Lo más recomendable en este tipo de encuentros, así como en las tertulias y ponencias, son los auditorios, con un podio si es posible y muchos asientos de frente al escenario.

En caso de no contar con un podio, puedes recurrir a una mesa donde se ubicarán los panelistas. La intención es que estén de cara y visibles al público.

Elección del tema

A continuación, debe definirse claramente el tema a discutir, esto permitirá también ir tomando decisiones sobre la marcha de la organización. Por ejemplo, con la temática podrás preparar el contacto para los posibles ponentes y generar una estrategia clara de marketing del evento.

Realizar las invitaciones a los expertos

Ya lo adelantamos en el punto anterior: una vez elegida la temática, te recomendamos investigar o discutir con tu equipo quienes son los más indicados para hablar del tema.

Afortunadamente, existen páginas especializadas para conseguir expertos en diferentes materias, y también hay ocasiones donde ya se propone un ponente con antelación. Así que, al resolver cómo preparar un coloquio, te sugerimos echar mano de toda la información posible para dar con el conferencista indicado que mantenga al público alerta.

Designar al moderador

¡Alerta! No solo necesitarás de expertos, es sumamente importante también que cuentes con un moderador que domine la temática y sea capaz de hacer respetar la dinámica del evento y otorgar los derechos de palabra al público de forma adecuada.

Es función también del moderador presentar a los participantes, replicar las preguntas y mediar en caso de que surjan puntos de vistas conflictivos.

Establecer las dinámicas

El paso final de cómo preparar un coloquio es marcar el itinerario o pautas a seguir. Entre los elementos a contemplar están la duración máxima del evento, así como el tiempo que tendrá cada participante para su intervención y el público para realizar las preguntas. Lo recomendable es que no sea mayor a un minuto las intervenciones de personas del público, ya que esto podría extender innecesariamente el evento.

También se debe elegir el número de participaciones máximas que serán permitidas de acuerdo al aforo del lugar. En el caso de coloquios pequeños, se recomienda incluso que la disposición de los asientos durante el evento sea más informal, en semicírculo ,por ejemplo.

Se pueden también disponer algunos ayudantes para el moderador, para que este pueda llevar los turnos de palabra y tiempos de manera organizada. Asimismo, se deben cuidar detalles como la iluminación o, si se necesita, proyectar alguna información.

Llegó el día: cómo preparar un coloquio con éxito

Ya pasó todo el dolor de cabeza de la organización y llegó el día del evento. Si sigues preguntándote cómo preparar un coloquio, o más bien, cómo ejecutarlo, aquí te dejamos unos tips.

La estructura de los coloquios suele ser la misma en todos los casos, indiferentemente de su temática o tipo. En primer lugar debe haber una introducción o apertura de la ocasión. Para ello, el moderador presentará a los invitados, introducirá la temática y explicará las bases para la participación, dejando en claro los tiempos y lenguaje a utilizar, entre otros detalles. Para este punto, lo mejor es contar con fichas técnicas para que la moderación sea óptima.

Durante el desarrollo del coloquio, que es la segunda fase, se expone como tal la problemática, la importancia de su discusión y, finalmente, se realizan las interacciones con el público y los invitados. Recomendamos que este tipo de eventos sean grabados y fotografiados, para que la información pueda ser replicada en otros espacios.

Por último, llega la hora de concluir. Y en esta ocasión, vuelve a ser tarea del moderador tomar las riendas. En este punto se recomienda realizar un pequeño resumen del evento, resaltando los puntos más importantes y dejar claro a los invitados que pueden seguir informándose en otros medios.

¿Crees que ya tienes claro cómo preparar un coloquio con la información que te hemos brindado? No dudes en contactar con nosotros para ayudarte en este aspecto.