Cómo posponer y reprogramar eventos

Lamentablemente, hay ocasiones en las cuales no podemos llevar a cabo la celebración de un evento o congreso y hay que buscar alternativas que satisfagan a todas las partes implicadas. Surge la opción de posponer eventos, algo que desde NeoEventos queremos comentarte para que puedas gestionarlo.

En ese momento cabe la duda sobre cuál es la mejor opción, si cancelar o posponer dicho evento. Siempre tenemos que intentar, en la medida de lo posible, posponer el evento en lugar de cancelar, ya que hay muchas partes interesadas. Y aunque sea más laboriosa la reprogramación, siempre dejará a un mayor porcentaje de los implicados satisfechos.

Como no es una tarea sencilla, en este artículo te vamos a dar algunos consejos importantes a tener en cuenta al posponer eventos que te ayudarán para no dar pasos en falso y, por lo tanto, no tener problemas futuros.

Consejos para posponer un evento

Buscar una fecha y localización adecuadas

Es importante elegir muy bien el “cuándo” y el “dónde” analizando los diferentes problemas y dificultades que podrían tener los asistentes ya confirmados al evento. Para ello, se podría hacer un pequeño sondeo entre los asistentes, o bien hacer un estudio para elegir una fecha y un lugar similar, en el caso de que no se pueda celebrar en el mismo sitio al posponer estos eventos.

Tono conciliador

En estos casos, es muy importante mantener un tono conciliador en cada conversación, comprendiendo los percances que puede suponer la reprogramación del evento e intentando buscar siempre la mejor solución para todos. Ser comprensivo y empático ayudará a completar la posposición del evento sin grandes problemas.

Informar por privado primero a las partes implicadas

Antes de hacer pública la reprogramación del evento o el cambio de localización, es importante informar de forma privada a las principales partes implicadas: organizadores, proveedores, etc.  E incluso informar a los asistentes al evento de forma personal antes de lanzar ningún comunicado oficial. Solo de esta forma podremos amortiguar el impacto de la noticia al posponer eventos.

El principal canal recomendado para la comunicación al posponer eventos es el email,  ya que mediante este canal podremos hacer una comunicación privada y automatizada para que se informe a todos los interesados simplemente haciendo una lista de emails con todas las direcciones de email y mandando un mensaje común donde podemos sustituir variables como “nombre”, “tipo de afectado”, etc.

Asesoramiento legal

Antes de optar por la reprogramación del evento, deberemos asesorarnos muy bien de qué derechos tiene cada una de las partes y cómo puede repercutirnos en términos legales el aplazamiento del evento. Esto nos hará prepararnos bien ante posibles futuras demandas, o simplemente, nos puede hacer cambiar de idea y optar por la cancelación en lugar de por posponer el evento, algo que deberíamos dejar como última opción.

Para ello, podemos contar con la ayuda de abogados especializados en empresa, que podrán analizar todos los riesgos que asumimos como máximos responsables del evento pospuesto. Una vez tengamos el asesoramiento adecuado, podremos dar pasos más firmes en nuestro proceso de reprogramación del evento.

Capacidad de transporte y almacenaje

Antes de reprogramar el evento deberemos tener preparado todo lo referente al transporte y almacenaje de los elementos que lo componen. Debemos agilizar este tema y estar preparados para todas las fechas claves de cara a la posposición del evento. Para estar preparados podríamos contratar a una empresa de mudanzas con servicio de guardamuebles, que puedan almacenar y transportar las cosas rápidamente.

Aprovecha todo lo que puedas

Posponer un evento puede ocasionar pérdidas económicas, es por ello que debemos aprovechar todo lo que podamos de cara a minimizar el impacto económico que pueda suponer. Por ejemplo, aprovecha todo el material gráfico impreso relacionado con el evento que puedas, como los roll up, cartelería y todo aquello que no contenga la fecha ni, en caso de cambio de ubicación, la ubicación anterior.

Conclusión sobre posponer eventos

Si conseguimos posponer eventos con éxito será una gran noticia para todas y cada una de las partes afectadas. Aunque claro está, que deberemos de asumir en algunos casos las devoluciones que sean solicitadas por parte de las personas o empresas que no quieran o no puedan participar de dicha reprogramación.

Estudiar estas pérdidas y encontrar nuevas vías de financiación o de captación de proveedores y promotores será fundamental para que el evento, a parte de poder llevarse a cabo, sea rentable para los organizadores.

Si tienes alguna duda sobre cómo posponer eventos o cómo organizarlos, puedes contactar con nosotros.