7 Consejos para vender entradas e inscripciones a eventos

Si en algún momento te has preguntado cómo gestionar la inscripción a eventos y la venta de entradas, has llegado al lugar adecuado. En NeoEventos te damos una serie de claves que te ayudarán a realizar este tipo de procesos con éxito.

La venta de entradas online o la gestión de la inscripción a eventos es un punto clave que puede condicionar el éxito de tu evento. Es importante que no te lances sin pensar, por lo que los ocho consejos que te traemos te serán muy útiles para crear una estrategia desde el minuto uno. No te preocupes si no sabes por dónde empezar: para un momento, respira, toma papel y boli y empieza por reflexionar sobre estas preguntas.

Los 7 consejos a tener en cuenta en tu inscripción a eventos y venta de entradas

A la hora de gestionar la inscripción a eventos y la venta de entradas, debemos hacernos una serie de preguntas que, contestadas adecuadamente, nos acabarán dando los mejores consejos que podemos tener en cuenta. Por tanto, vamos a presentar estas preguntas clave:

¿Dónde vas a vender tus entradas o gestionar la inscripción a tu evento?

Para escoger la solución de venta de entradas e inscripción a eventos más adecuada, tienes que tener claras tus necesidades. ¿Necesitas vender o gestionar inscripciones online, de forma presencial o ambas?

Hoy en día, es casi imprescindible ofrecer a los asistentes la opción de comprar sus entradas o realizar su inscripción al evento online. Las ventajas de esta opción son inmensas: desde poder llegar a un número mayor de asistentes potenciales, hasta la reducción de tus necesidades de personal dedicado a este tipo de gestiones, pasando por un mayor control de tus ventas, la recogida de datos de asistentes y la mejor comunicación con ellos… ¡Seguro que sus ventajas te interesan!

Por otra parte, es posible que necesites también vender en el recinto del evento o gestionar inscripciones a tu evento en persona en tu sede o incluso en puntos de venta de colaboradores. Lo mejor es que busques una solución que se adapte a lo que necesitas hoy, pero también a lo que puedas necesitar mañana, de la forma más eficiente posible y que integre estas dos modalidades de manera que estas gestiones estén centralizadas en tu plataforma.

¿Cuándo lanzar la venta de entradas o abrir las inscripciones?

¡Cuanto antes, mejor! La anticipación es clave para que un evento tenga éxito. Lanzar la venta o abrir el proceso de inscripción a tu evento con suficiente antelación permite que los asistentes potenciales se organicen para poder asistir a tu evento, que se vayan enterando de su existencia.

Pero cuidado, ¡no te duermas en los laureles! El lanzamiento o apertura del proceso no es el final y tendrás que complementarlo con recordatorios, campañas de comunicación, tal vez con un escalado de precios premiando a los primeros en sumarse a tu evento o para dar un empujón en el último momento (tarifas super early bird, early bird, last minute…).

¿Quién es tu público?

Conocer bien a tu público objetivo es de gran importancia para plantear tu estrategia de comunicación, pero también tiene una incidencia en otros puntos relacionados con la venta de entradas o gestión de inscripción a eventos:

• Si tu público es joven, tendrás que comunicar en las redes sociales en las que más presente está y será muy conveniente la gestión online. Si es mayor, será conveniente una comunicación offline y poder realizar la gestión en persona.
• Si tu público es familiar, será interesante crear una tarifa de grupo adaptada a este colectivo.
• Si ya estás en contacto directo con tu público y tu evento no está abierto al público general, crea un microsite privado, protegido con contraseña.

¿Qué tipo de control de acceso se adapta mejor a tu evento?

Llegado el día del evento, tendrás que controlar las entradas o inscripciones en el punto de acceso al evento. Es conveniente que empieces a reflexionar sobre el tipo de control de acceso que necesita tu evento en función de sus características y, sobre todo, de su tamaño.

Las principales opciones a tu disposición son: utilizar listados en papel, una aplicación para tu móvil conectada con tu plataforma de venta de entradas para la lectura de los códigos QR de la entrada, o bien lectores profesionales para hacer esto último con más agilidad y rapidez. ¡No dudes en decidirte por la última opción si esperas una gran afluencia de público!

¿Qué has aprendido de tus eventos anteriores?

Pensar en analizar tus estrategias de un año para otro, aplicando lo aprendido en el pasado, puede parecer evidente, pero estando en plena acción no siempre se hace. Además, es posible que este sea tu primer evento (o la primera edición de un evento en particular) o que en años anteriores no utilizases herramientas que te permitiesen medir y analizar correctamente.

Para poder analizar en detalle lo que ocurre con todo lo relacionado con la venta de entradas y la inscripción a eventos, es muy útil contar con una plataforma online que registre las ventas por tipo de entrada o inscripción, cuándo se han producido, etc. Además, es conveniente que la plataforma te permita personalizar un formulario de inscripción para que preguntes los datos que necesites saber sobre los asistentes a tu evento y así conocer mejor a tu público de cara a futuras ediciones. Esto te servirá para segmentar y también para orientar tus campañas de comunicación si preguntas, por ejemplo, cómo han conocido tu evento.

¿Quieres crear promociones?

Las promociones son una forma excelente de atraer asistentes y llenar tu evento, especialmente si este es de pago. Existen muchos tipos de promociones posibles: desde descuentos por ser los primeros en comprar su entrada o inscribirse (puedes crear tarifas más baratas durante X tiempo o hasta alcanzar los X primeros asistentes), tarifas especiales para grupos, 2×1, con algún tipo de ventaja extra (ej: parking gratuito, un póster firmado por el artista, etc.).

Las posibilidades son infinitas, pero lo más importante es la comunicación. No te servirá de mucho crear promociones si tus potenciales asistentes no saben que existen.

Personaliza tu venta de entradas e inscripciones al máximo

La compra de entradas o la inscripción a eventos suponen el primer contacto real del futuro asistente con el evento: ya saben que existe y por primera vez se relacionan con él, aunque sea de forma digital.

Por eso, tienes que aprovechar este momento para potenciar las ganas que tienen de asistir a tu evento, haciendo que se sumerjan de lleno en su universo. Personaliza la página de compra de entradas, asegúrate de que el formulario de compra o inscripción tenga el tono de tu evento y no olvides personalizar a tu imagen las entradas: existen diferentes niveles de personalización posibles en función de tu capacidad y tu presupuesto, pero elijas la que elijas, no pierdas de vista que se trata de un soporte de comunicación muy potente que todos los asistentes van a ver. ¡Aprovéchalo!

¡Ahora te toca a ti! Con estos consejos, ya tienes mucho en lo que pensar y una primera guía para preparar tu estrategia. Escoge la plataforma de venta de entradas y gestión de inscripciones a eventos más completa, versátil y que mejor se adapte a tu evento y empieza a configurar tu evento. Si este artículo te ha sido de ayuda, no olvides compartirlo en tus redes sociales.