Cómo organizar eventos al aire libre

Un evento al aire libre puede ser una experiencia mágica, y han sido en los últimos años los preferidos de muchos por su frescura y su originalidad. Sin embargo, pueden convertirse en una pesadilla en cualquier momento si no cuentas con una planificación adecuada. Por ello, hoy te contamos cómo organizar eventos al aire libre, y te recomendamos consultar nuestra web para más tips de planificación.

Los espacios como azoteas, fincas y jardines son perfectos para llevar a cabo un evento al aire libre que pueda dejar a los invitados con ganas de seguir celebrando. Pero como planificador o anfitrión, debes estar sumamente atento a las posibles complicaciones y batallar contra el enemigo número uno de los eventos a cielo abierto: el clima.

Ventajas y desventajas de un evento al aire libre

Cuando se realiza un evento al aire libre, los mismos factores que lo hacen atractivos pueden volverse contra ti en cualquier momento. Un ejemplo perfecto de esto es el clima o el tiempo climático que haga.

Al aire libre, tus invitados podrán disfrutar de la brisa o tomar el sol, mientras comparten un buen rato entre ellos. También podrán apreciar las vistas y los paisajes, dependiendo del lugar donde decidas llevar a cabo tu evento.

Sin embargo, para planificar este tipo de acontecimientos debes estar prevenido sobre las posibles amenazas de lluvia que pudieran arruinar la festividad. Igualmente, aunque el sol es beneficioso, no sería un buen recuerdo para los asistentes haber estado muriendo de calor porque la inclemencia del astro rey estuvo calentando las carpas.

Otro punto importante a considerar en un evento al aire libre como una ventaja es el entorno. No tienes que pensar demasiado en decoración, porque ya posees un ambiente rico en información y con una iluminación natural que puede jugar a tu favor para crear el recuerdo perfecto. Sin embargo, no te confíes, planifica muy bien las horas para cada actividad para que cuando caiga la noche hayas aprovechado la luz de la mejor forma.

Apoyarte en luces artificiales para la noche es casi una obligación. Trata de elegir las correctas y que el diseño sea armónico con el entorno que se quiere crear.

Por último, una ventaja grandísima de realizar tu evento al aire libre, es la capacidad del espacio. Podrás recibir más invitados y estos tendrán mayor posibilidad de movimiento, sentirán holgura y libertad. Solo que no excedas el número de personas que puedes recibir, recuerda que en un evento  esto es importante.

Aspectos a considerar para planificar un evento al aire libre

Estos puntos que vamos a tocar son importantes en cualquier tipo de celebración, pero queremos hacer los ajustes necesarios para darte tips aplicables a la organización un evento al aire libre.

Al momento de preparar una festividad a cielo abierto, tienes que tener en consideración quiénes serán los asistentes y el para qué del evento.  De esta forma, definiendo el target y el motivo, tendrás mayor información sobre las decisiones que puedes tomar como anfitrión para los siguientes puntos.

Mobiliario de un evento al aire libre

Las carpas o toldos son las mejores amigas de un evento al aire libre. Recordemos que los invitados son susceptibles de sufrir las inclemencias de la temperatura y las variaciones meteorológicas, por lo cual es necesario tener un espacio donde que sirva como refugio para tomar un descanso del movimiento del encuentro social.

Para elegir una carpa adecuada, recomendamos fijarnos en su resistencia y en su diseño, para que pueda combinar con el resto del mobiliario y no salga volando por los aires si una ráfaga de viento decide atacarla.

También puedes optar por una tienda completamente cerrada en medio de un jardín o una terraza, pero en estos casos hay que considerar la posibilidad de colocar aire acondicionado o ventiladores para evitar una sauna. O si por el contrario, realizas este evento durante el invierno, una carpa cerrada con calefacción servirá para aportar comodidad a tus invitados.

Otro punto importante a considerar es la decoración. En un evento al aire libre, los objetos de adorno deben ser resistentes, no queremos ver los arreglos florales rotos por una ventisca o los manteles levantados y desordenados. Estas situaciones, además de ser poco estéticas, son peligrosas, por lo que se recomienda que los arreglos tengan algún tipo de peso, elegir correctamente la decoración, evitar velas y contemplar todos los panoramas posibles.

La comida en los eventos al aire libre

En todo evento el catering es un pilar de cualquier organización. Debes apuntar a conseguir la empresa de alimentación más experimentada en cualquier tipo de  condiciones. Es importante que la comida se mantenga a la temperatura correcta para su consumo, sin importar si llueve, truena o relampaguea, para que así los comensales puedan disfrutar de los aperitivos.

Un punto a considerar en cuanto al consumo de alimentos y bebidas es que, dependiendo de la locación, los productos deben también estar protegidos de posibles insectos o animales que puedan aparecer en medio de la festividad.

Por último, la hidratación es sumamente importante, tanto o más que la propia comida. Coloca a mano para los asistentes de la fiesta botellas de agua para para calmar la sed y el calor que pueden sufrir al estar expuestos bajo el sol.

Elección de la fecha, hora y lugar más propicios para un evento al aire libre

Cuando realizamos un evento a cielo abierto, tomar las decisiones sobre lugar, fecha y hora con antelación es primordial. Eso permitirá anteponernos a posibles sorpresas climáticas y estudiar la localización a fondo para brindar a nuestros clientes la mejor experiencia.

La hora es fundamental, puesto que como se apuntó anteriormente, las variaciones de luz pueden modificar el ambiente del evento y requiramos de iluminación artificial. Y, a la hora de escoger el lugar, hay que tener en cuenta su tamaño, la accesibilidad, si tiene estacionamiento cercano y tener a mano un plan B por si llueve.

Último consejo para planificar un evento al aire libre

Un consejo aplicable a cualquier tipo de evento que requieras planificar, es que debes escoger una temática en torno a la cual girarán todas las decisiones importantes. Eligiendo una temática podrás ahorrarte dolores de cabeza.

Lo maravilloso de los eventos al aire libre es que te dan esa sensación de conexión con la naturaleza que puedes aprovechar. Así que, si tienes pensado un evento de este tipo, también puedes aprovechar y hacerlo sostenible o amigable con el ambiente de una vez.

Quedan muchas indicaciones pendientes, te recomendamos investigar más sobre la planificación de eventos y mantenerte en contacto con nosotros si necesitas asesoría. ¡No dudes en comentar tus preguntas!