Parece evidente que en nuestro día a día y en casi todos los momentos nos comunicamos con otras personas. En el mundo empresarial pasa exactamente lo mismo. En este post podrás descubrir en qué consiste la comunicación empresarial y cómo puedes llevarla a cabo en tu empresa.
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¿Qué es la comunicación empresarial?
La comunicación empresarial consiste en la comunicación tanto interna como externa de la empresa con cada uno de los públicos con los que se relaciona (Stakeholder).
Una buena comunicación empresarial debe llevara a cabo acciones que disminuyan la incertidumbre sobre la comunicación que circula dentro y fuera de la empresa. El elemento básico que forma la comunicación empresaria es la información que es lo que se va intercambiando a través de mensajes con determinados códigos que normalmente son similares entre los integrantes de la comunicación. Por último existen distintos canales por los que se hace llegar el mensaje al receptor.
Tipos de comunicación empresarial
Existen 3 tipos de comunicación empresarial con sus correspondientes variables. En primer lugar, la comunicación se puede clasificar según el emisor:
- Descendente: Se relaciona con las estructuras jerarquizadas en las que existen distintos estadios de poder y la comunicación se realiza de arriba de los poderes altos a los poderes bajos.
- Ascendente: Como se puede intuir, la comunicación empresarial se realiza de los estadios más bajos de la empresa hacia arriba lo que permite que los superiores conozcan las necesidades y las propuestas de sus empleados consiguiendo que estos estén satisfechos.
- Horizontal: Consiste en la comunicación entre los integrantes de un mismo nivel jerárquico. Esto suele ocasionar lazos de amistad por lo que hay que controlar que no se descontrole para que no interfiera en la eficiencia de la empresa pero, por otro lado hace que los empleados se puedan ayudar y aconsejar entre sí.
Otra variable a tener en cuenta es la comunicación empresarial según hacia dónde vaya dirigida la información:
- Comunicación interna: La comunicación interna es la que engloba las tres anteriores. Es la comunicación empresarial que surge en el interior de la empresa, entre sus integrantes.
- Comunicación externa: Es la comunicación empresarial que surge entre la empresa y el exterior. Esta, general información procedente del entorno exterior.
Por último, se puede clasificar según los interlocutores:
- Bidireccional: Es la más utilizada ya que genera una retroalimentación constante.
- Multidimensional: Este término es más común gracias a la globalización haciendo que la comunicación no va dirigida solo por un emisor a un receptor, sino que la información llega a múltiples receptores y se generan diversos grupos de retroalimentación que resulta más enriquecedor para todos los integrantes.
- Monodireccional: En la actualidad no se suele dar ya que es una comunicación empresarial en una sola dirección sin obtención de ninguna respuesta por parte del receptor.
Estilos de comunicación empresarial
Existen distintos tipos de comunicación empresarial según la persona que transmite la información y, aunque esta está influenciada por distintos la cultura, creencias, valores… de la sociedad en la que vive, existen unos tipos de comunicación con características comunes.
- Comunicación pasiva: Este estilo de comunicación empresarial busca evitar confrontaciones, no llamar la atención, aceptando todo lo que le dice la otra parte. Esta comunicación evita confrontaciones pero, a la vez, hace que no se exponga la opinión por temor a que no se acepte.
- Comunicación agresiva: Esta comunicación empresarial es opuesta a la anterior. Busca conseguir sus objetivos a toda costa sin tener en cuenta a la otra parte ya que presenta una autoestima demasiado alta.
- Comunicación asertiva: Es la más efectiva porque busca el entendimiento entre las dos partes. Se intentan conseguir los objetivos teniendo en cuenta las opiniones de la otra parte. No se impone nada y se intenta llegar a un punto de acuerdo que beneficie a las dos partes.
Técnicas que se llevan a cabo comunicación empresarial
Para hacer más fácil tu entendimiento, separaremos entre:
Técnicas de comunicación interna: Para mejorar la efectividad de la comunicación interna es recomendable utilizar algunas técnicas.
- Manual del empleado: Este manual incluye toda la información que el empleado debería saber sobre la empresa. Entre otras cosas incluye la historia, misión, visión valores… Esto hace que el empleado pueda adaptarse a la empresa.
- Newsletter: A modo de revista en papel o digital, aparecen las novedades operativas de la empresa con artículos, entrevistas, testimonios… Esto hace que los empleados estén informados sobre el día a día de todos los departamentos de la empresa.
- Cartelera: En ella se puede incluir novedades de la empresa. Debe estar colocado en un lugar concurrido y de fácil visibilidad.
- Circulares: Son mensajes que emite la empresa a todos sus empleados, sobre información general, ordenes, reuniones… El canal puede ser variado.
- Correo electrónico: Según el puesto de trabajo, puede ser un buen canal de difusión de información, fácil de personalizar.
- Buzón de sugerencias: Para crear esa retroalimentación es bueno que haya un buzón de sugerencias para que los empleados expresen sus opiniones y necesidades.
- Reuniones: Es la forma más directa de comunicación ya que se realiza directamente sin necesidad de ningún canal.
- Videocanferencias: Permite la conexión entre dos personas que no están en el mismo lugar lo que hace que se ahorre tiempo y dinero.
- Intranet: Es un método muy útil y de bajo coste. Consiste en una red de comunicación dentro de la empresa.
Técnicas de comunicación externa: Para mejorar la efectividad de la comunicación externa es recomendable utilizar algunas técnicas.
- Eventos: La organización de eventos es una buena técnica de comunicación empresarial externa que hace mejorar a la empresa en varios sentidos; Por un lado, mejora el engagement de la empresa tanto de clientes ya existentes como de clientes potenciales, mostrando los valores y novedades de la empresa. Por otro lado, proporciona la posibilidad de un trato personal con clientes que han escuchado hablar de tu empresa por lo que es una posibilidad para convertir prospects en nuevos clientes. Por último, cuanto más idóneo sea nuestro evento mejor percepción tendrán los clientes de nuestra empresa.
- Páginas webs: Una página web es una buena herramienta para comunicarse con el público dando a conocer a tu empresa y comunicándote directamente vía online con el cliente potencial. La navegación debe ser intuitiva y fácil y debe dar la información que el cliente quiere recibir.
- Noticias y comunicados en prensa: Es una técnica de comunicación muy útil ya que se puede llegar a un público muy amplio, desde otras empresas hasta la gente de a pie. No es fácil que un periódico o revista acepte una nota de prensa de una empresa ya que diariamente recibe más de 400 por lo que la tuya tiene que ser de calidad.
- Email marketing: Es una herramienta muy útil de comunicación empresarial. Consiste en enviar masivamente correos electrónicos a múltiples usuarios. Es una herramienta de bajo coste que a su vez hace que la empresa pueda comunicarse de forma personalizada con sus clientes por lo que es bastante eficaz.
- Marketing directo por código postal: Es una técnica muy utilizada similar al mail marketing, con la salvedad de que se realiza por correo ordinario. Se puede personalizar y con las bases de datos llegar a un gran número de clientes.
Beneficios de la comunicación empresarial
- A través de la comunicación empresarial se puede transmitir la a todo el mundo la identidad coorporativa.
- Contribuye a causar un clima de confianza al poder dar la posibilidad de retroalimentación e información bidireccional.
- Mejora la productividad al transmitirse la información con mayor rapidez y sin burocracias.
- Todos los trabajadores estarán al tanto de las novedades y los objetivos de la empresa.
- Facilita la realización de cambios por motivo de crisis en la empresa.
Si tienes interés en mejorar la comunicación de tu empresa y necesitas ayuda contacta con nosotros.