Cómo organizar un evento académico paso a paso

Ya te hemos contado en otras ocasiones cómo puedes organizar eventos de distinto tipo, como es el caso de los eventos culturales. Los principios de la planificación pueden aplicarse casi a cualquier ocasión que tengas en mente realizar, y la academia no queda fuera. Es por ello que en esta oportunidad te invitamos a quedarte con nosotros para aprender cómo organizar un evento académico.

Los eventos académicos están dirigidos principalmente a estudiantes de diversos niveles, profesionales de ciencias naturales o sociales o gremios de personas que se dedican a discutir un tema en común. Es decir, el público que asiste es sumamente específico y se requiere cumplir con ciertos parámetros para satisfacer sus expectativas.

Por ello, te dejaremos algunos tips e información útil sobre este tipo de situaciones sociales en particular. No dejes de leer si te interesa conocer cómo organizar un evento académico y ser un anfitrión recordado.

Cuáles son y cómo organizar eventos académicos

Cuando se hace referencia a eventos académicos, hablamos principalmente de congresos, jornadas de investigación, talleres, charlas, coloquios y convenciones, entre otros, que tienen por objetivo propiciar un ambiente para fomentar el conocimiento y la discusión.

Algunas de estas ocasiones tienen como característica añadida que pueden ser eventos internacionales. Por ejemplo, son muchos los congresos temáticos y universitarios que anualmente se organizan para recibir a ponentes y estudiosos de todas partes del mundo.

Esto representa un grado de dificultad extra, porque en caso de que estemos en presencia de invitados con idiomas diferentes, hará falta tomar ciertas medidas para hacer la estancia de los extranjeros amena. Como por ejemplo, señalizar las instalaciones en diferentes lenguas o propiciar intérpretes o traductores a aquellos que así lo necesiten.

Si has estado investigando cómo organizar un evento académico, de seguro te has topado con algunos autores que los presentan también como eventos educativos. El fin de ambos es el mismo, educar y divulgar. Y pueden ser técnicos y profesionales, o estudiantiles, como una competencia de deletreo, por ejemplo.

Así que la primera tarea que tendrás como programador de eventos es definir qué celebrarás en este evento, para así captar al público correcto y hacer un bosquejo de los pasos a seguir para la consolidación del gran día.

¡Presta atención!

Tres claves para saber cómo organizar un evento académico

La mayoría de los eventos siguen los mismos parámetros de trabajo a la hora de ser planificados. Es decir, existen pasos que hay que dar obligatoriamente sin importar la ocasión que se esté conmemorando, como son la definición de tema, hora y lugar.

Recordemos que un evento gira en torno a estos tres ejes principales, y que si alguno de estos fallan, nuestra producción puede verse amenazada. Para tener los mejores recuerdos de un evento como anfitriones, hay que comenzar a pulir detalles con mucha antelación para que no existan imprevistos durante la realización del mismo.

Cómo organizar un evento académico entonces, si consideramos que tenemos que seguir los mismos pasos que la planificación de cualquier otro evento. El primer paso que tenemos que dar es definir el tema y los objetivos.

Un consejo técnico, puedes hacer un checklist con estos tres pasos simples y dentro de cada uno el sinfín de tareas a realizar para cubrir cada uno de ellos.

Definición de tema y objetivos del evento académico

Tener claro estos aspectos facilitará la toma de decisiones en el proceso de planificación, como son quiénes serán los invitados centrales, el mobiliario necesario y, por supuesto, la localización.

No será lo mismo un congreso internacional para estudiantes de medicina que una jornada de presentación de avances científicos en el ámbito de la física o una discusión sobre economía entre representantes diplomáticos.

Cada una de estas posibles circunstancias requiere de un protocolo especial, un código diferenciador y una infraestructura particular. Es por ello que insistimos que es el paso número 1 en cómo organizar un evento académico.

Piensa en quiénes son tus aliados, invitados y asistentes

El siguiente peldaño para avanzar en cómo organizar un evento académico se trata de citar a las personas que van a convivir en nuestro evento, es decir,  los invitados y asistentes.

Pero si hablamos de personas estratégicas, también te recomendamos pensar en aliados, como patrocinadores o personas que puedan ayudarte a divulgar la programación. Usualmente, en eventos académicos existen convenios de instituciones, como universidades u organizaciones sin fines de lucro que suelen apoyar la temática a tratar y se suman como colaboradores.

En este sentido, estas instituciones pueden otorgar tanto como patrocinadores como asistentes, ya que pueden enviar a representantes de sus organizaciones para ser parte de los expertos que van a dar su ponencia.

La forma de conseguir público y conferencias para un evento académico, puede ser variada. Si estás frente a la organización de un congreso o jornadas de investigación, por ejemplo, debes realizar una convocatoria con suficiente tiempo de antelación para que los interesados en presentar sus avances científicos se inscriban en las mesas de discusión.

Pero si se trata de un concurso académico o la presentación de una tesis, tendrás que buscar profesionales con un nivel académico respetable dentro del ámbito a tratar para que figuren como jurado y abrir invitaciones a aquellos que deseen asistir como espectadores. Los eventos de este tipo son muy diversos, y de la naturaleza de cada uno dependerá el cómo organizar un evento académico.

Genera espacios para aprender

Lo más importante en un evento académico es que este está destinado a reforzar aprendizajes y novedades de estudio. Por ello, durante la ejecución del evento, los asistentes deben estar dotados con materiales suficientes para captar toda la información que se les está dando.

Procura ofrecer como mínimo papel y lápiz a los asistentes para que puedan registrar su experiencia. Pero también recomendamos poseer equipos y espacios donde pueda haber carteleras, posters, proyecciones u otro tipo de soportes que sirvan para asentar la información más importante de las jornadas.

Propiciar estos espacios también es una forma de alentar a los invitados y asistentes a hacer networking, algo que es sumamente importante en la era actual. Esto es una técnica de mercado sumamente efectiva, ya que teniendo los contactos oportunos, y tu evento será realmente memorable si permite tejer redes para futuras alianzas.

Cómo organizar un evento académico: el final

Para cerrar exitosamente un evento académico, te dejamos como último consejo darle seguimiento al objetivo educativo del evento. ¿Cómo puedes hacer esto? Consulta la posibilidad de generar una publicación con las memorias del evento que recopile las ponencias más importantes, o crea artículos para la web de las instituciones implicadas en el evento que reseñen la ocasión.

De esta forma podrás inmortalizar los aportes académicos dados durante las jornadas, puesto que en el mundo académico es muy importante tener todo por escrito.

Queremos saber si crees que con estos pasos tienes claro cómo organizar un evento académico. Si es así, nuestra meta se ha cumplido, y si no,  igual te habremos ayudado para despertar tu curiosidad en el mundo de los festejos educativos.

No olvides comentarnos tu experiencia leyéndonos, y compartir esta información si es que alguien más se encuentra en la travesía de organizar un evento académico.

 

Adriana

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