Cada tipología de evento necesita una atención especial para que pase a ser un recuerdo memorable en la mente de nuestros invitados. Cuando hablamos de cultura, tenemos muchísimo material para trabajar porque la vistosidad, la alegría y la tradición tomarán como suyo el escenario en cualquier evento de este tipo. En NeoEventos queremos que tus eventos sean exitosos y de calidad, es por eso que compartiremos contigo los secretos de cómo organizar eventos culturales que van triunfar seguro.
Si quieres saber cómo organizar eventos culturales, no puedes dejar de leer nuestro artículo para enterarte de los mejores consejos.
Contenidos
¿En qué consisten los eventos culturales?
Las temáticas de los eventos suelen ser el punto de inicio de cualquier evento. En el caso que nos ocupa hoy, debemos preguntarnos: ¿qué tipo de temas se tocan en un evento cultural?
Partiendo de esto, definimos entonces que por eventos culturales se entienden aquellos cuya temática central se relaciona con algún tipo de expresión artística o con tradiciones y fiestas populares de algún lugar en particular.
Cuando hablamos de expresiones artísticas, se incorporan a esta definición la pintura, la música, el circo, el teatro o la danza. Mientras que por fiestas tradicionales se entienden aquellas manifestaciones culturales propias de una región que son legadas de generación y generación y se celebran como representativas de la herencia cultural e histórica de un pueblo.
En este último caso, para poner en práctica eventos culturales correctamente, debes estar informado acerca de la carga tradicional del evento que estás a punto de ejecutar. Debes tratar siempre de manera responsable a los portadores de una cultura aunque no la entiendas y, por supuesto, su manera de ver el mundo y expresarse.
Como en cualquier otro tipo de eventos, los eventos culturales requieren de preparación previa para alcanzar el éxito. En el caso de que quieras saber cómo organizar eventos culturales, debes conocer que necesitarás reuniones previas con el artista o grupo cultural que vaya a ser el centro del evento y es importante que tengas en cuenta su visión para cada detalle.
Cuando te invitamos a realizar un evento cultural de calidad, queremos que tengas en consideración que debe ser una ocasión bien planificada, con un programa coherente y que los asistentes puedan recordarlo.
Sin importar de si se trata de un artista famoso, de un grupo cultural de algún pueblo o de niños bailando música tradicional, lo importante es que la experiencia sea muy buena y se quiera repetir. Por ejemplo, si se trata de un evento musical, debes dejar todo bien atado, no solo en materia de instrumentos sino en las medidas de protección de lo mismos de cara a los parámetros higiénicos, algo en lo que empresas como Sanimusic se han especializado muy bien.
Cómo organizar eventos culturales: paso a paso
Para aprender cómo organizar eventos culturales no hace falta estudiar un máster. Es decir, si ya tienes algo de experiencia acumulada realizando celebraciones de otros tipos, no te costará tanto enfrentarte a un evento cultural.
¿Por qué? Bueno, porque los primeros pasos para organizar un evento cultural pueden aplicarse a todos los tipos de eventos. Ya lo verás.
Definir el tema de la celebración
Puede que un evento cultural tenga por objetivo celebrar una fecha especial para una ciudad, una fiesta tradicional o presentar un producto, comunicar una idea artística, inaugurar una exposición… ¡Hay miles de posibilidades!
De antemano, a la hora de ver cómo organizar eventos culturales, es necesario saber el objetivo de la celebración para que esto te permita manejar mejor la agenda e ir tomando las decisiones necesarias para planificar la fecha.
Un evento segmentado
Habiendo pautado con antelación el qué se quiere transmitir en el evento, nos toca pasar al quién le hablamos. En marketing de eventos se recomienda segmentar el público al que está dirigida la actividad. Te apostamos que un festival de conciertos y una ponencia en un museo no van a atraer al mismo tipo de público.
En base al público objetivo te dedicarás ahora a promocionar el evento en aquellos medios por los cuales puedas captar la atención de las personas.
¿Dónde y cuándo será?
Al momento de definir cómo organizar eventos culturales, la localización y horario son sumamente importantes para poder posicionar la ocasión entre el público de interés.
Si es una temática formal, como una presentación de un nuevo artista en una galería de arte, un horario de tarde o noche se puede adaptar mejor al código del evento. Mientras que si es, por ejemplo, una lectura de poesía o la presentación de un libro, debes buscar una librería con capacidad de aforo y mejor si es durante el día.
Organiza un equipo de trabajo
¿Puedo realizar un evento cultural solo? La respuesta es no. Cuando evalúes cómo organizar eventos culturales, lo mejor es contar con un equipo que te apoye principalmente en las tareas logísticas.
Pero eso no es todo. Si no eres ducho con el cálculo de las finanzas, recomendamos aliarte con alguien que sí lo sea, puesto que necesitarás realizar un presupuesto del evento para conocer su factibilidad.
Además, otras manos trabajando pueden ayudarte a conseguir contactos para tener invitados especiales en tu evento, o pueden colaborar al momento de hacer cumplir la agenda del evento. Según las características del show, es posible que necesites moderadores, presentadores, iluminadores, diseñadores o a alguien más.
Nunca se sabe a quién necesitaremos de nuestro lado a la hora de planificar una fecha especial.
¡Muchísima promoción!
Finalmente, ¿de qué te sirve saber cómo organizar eventos culturales si no los promocionas correctamente? La divulgación es casi tan importante como el mismísimo itinerario en el caso de los eventos culturales. La mayoría de ellos busca impactar en un público numeroso y atraer miradas especializadas, no solo personas que quieran divertirse. Es por ello que hay que saber cómo vender este tipo de ocasiones.
En el caso de las fiestas patrimoniales, hacerlo con mucho respeto pero sin dejar de lado que se trata de un evento al que queremos que asistan personas. Utiliza las redes sociales, son un excelente aliado en esta época tecnológica. Infórmate sobre foros o espacios digitales donde esté ubicado tu público objetivo y hazles llegar la información.
O también puedes optar por un patrocinador. ¿Conoces ésta figura? Se trata de un aliado que puede ofrecerte un intercambio para promocionarte, lo cual vendría muy bien si quieres ahorrar gastos.
Puntos claves para que no te queden dudas de cómo organizar eventos culturales
Bien, hemos terminado el paso por paso y esperamos que haya sido de utilidad. ¿Crees que ya con esto puedes enfrentarte a algún evento cultural? Si no es así, contacta con nosotros para ayudarte.
Pero antes, un resumen en cuatro cortos puntos:
- La planificación es fundamental desde el inicio.
- Dale protagonismo a quién lo merezca: ya sea un grupo cultural celebrando su tradición, una banda de música o un artista novel hablando sobre su obra.
- Busca todos los medios posibles para difundir.
- Crea alianzas.
Ahora sí, suerte con tu evento y no olvides compartir con otros que se embarcan en esta labor de la planificación.
