Como organizar una feria profesional de éxito

Saber cómo organizar una feria es uno de los eventos más complejos y completos que representa todo un reto para el organizador de eventos y sus colaboradores. Ya que, estas ferias necesita amplia experiencia y conocimiento para no olvidar ningún detalle importante que garantice el éxito del evento.

Y son muchos detalles, muchas tareas, muchas actividades que debemos tener en cuenta. Recordemos que por lo general las ferias de cualquier tipo (ferias de empleo, ferias artesanales, ferias de alimentación, ferias de moda, ferias tecnológicas, ferias de turismo) están creadas para reeditarse en el futuro. Es por ello que saber cómo organizar una feria, es una tarea ardua pero muy gratificante.

Existen diversas actividades y elementos que se tienen que tener en cuenta para garantizar que los patrocinadores vuelvan a participar en las futuras ediciones de nuestra feria, además de captar clientes potenciales, alianzas estratégicas y nuevos contactos que redundarán en el éxito de tu negocio.

En el siguiente artículo, te daremos una información completa sobre cómo organizar una feria profesional de éxito.

Cómo organizar una feria paso a paso

Para organizar una feria profesional, debes tomar en cuenta tres grandes aspectos fundamentales los cuales facilitarán el trabajo de organización. De esta forma te garantizamos que podrás tener el éxito en la misma.

En el marco de la experiencia en elaboración de diversas ferias,  te recomendamos dividir toda la planificación de este importante evento en tres elementos importantes: Planificación (antes de la feria), Ejecución (durante la feria) y Retroalimentación y valoración (después de la feria).

Planificación. Antes de la feria

En primer lugar antes de la realización de la feria se debe realizar un completo plan de marketing. Para esto se requieren meses de anticipación, sugerimos contar con la ayuda de expertos  en mercadeo y publicidad para que no tengas desaciertos.

Para saber cómo organizar una feria, debes tomar en cuenta el concepto general de la feria. Realiza un análisis sobre cuáles son las oportunidades,  debilidades, fortalezas y amenazas que tiene la realización de la feria. A partir de este análisis podrás comenzar a  elaborar el plan de marketing.

En este momento te recomendamos definir los siguientes aspectos:

• La descripción de la feria: Debes tener determinado los elementos importantes de la feria; sus atracciones principales (artistas, obras, elementos de interés público). Debes identificar a la audiencia que asistirá tomando en cuenta a los patrocinadores, los productos los servicios a promocionar y los posibles clientes a captar.

Es importante que identifiquemos cuáles son los objetivos de marketing y comerciales que pretendemos a alcanzar al realizar esta feria profesional.

• Elabora un cronograma o plan calendario: Este es un requisito fundamental sobre cómo organizar una feria; debemos planificar cuáles son las estrategias necesarias y el presupuesto que vamos a invertir para la realización de la feria profesional.
• Antes de realizar la feria debe conformar un equipo de profesionales y colaboradores que nos ayuden al logro de los objetivos propuestos.

La idea es trabajar de manera sinérgica donde se pueda delegar y confiar muchas de las tareas en un personal de confianza. Puedes contratar una empresa organizadora de eventos que te ayude con algunos elementos importantes como el servicio de catering, traslados, servicios, entre otros. Así estarás minimizando los costes de contratar un personal exclusivo para la feria y el esfuerzo sobrehumano que debes delegar.

Si de igual manera deseas contratar un personal reducido, puedes contratar un gerente de marketing, un gerente de la feria y un gerente de ventas que también trabajen con la empresa organizadora de eventos.

Antes de la realización de la feria, es importante que encuentres la manera adecuada de difusión y promoción de tu evento. Para ello vas a necesitar un patrocinador oficial que tenga amplia y comprobada experiencia en la industria relacionada con la feria profesional que vayas a realizar. Si contratas alguna empresa organizadora de eventos; ellos te pueden servir de gran ayuda para esta tarea.

En este sentido, debes organizar  y aclarar cuáles son los elementos que beneficiarán al patrocinador y por supuesto a ti como organizador de la feria profesional. Es probable que tengas que facilitar un Stand gratuito para tu patrocinador oficial en la feria y  asignar gran promoción y exposición a sus productos o servicios que se promociones de tu feria.

• Debes elegir la fecha, el lugar y la hora adecuada para elaborar la feria profesional. La fecha no debe coincidir con alguna conmemoración nacional o cultural u otro evento similar que afecte la promoción y realización de nuestro evento.

Por su parte, el lugar es un elemento crucial para el éxito de nuestra feria. Tiene que ser de fácil acceso, debe tener servicios públicos, debe garantizar seguridad e infraestructura, debe ser bonito y estéticamente cómodo, que contenga la capacidad adecuada de invitados y asistentes que hemos contemplado.

Los servicios son muy importantes tomarlos en cuenta; pues la logística garantiza también la difusión apropiada de nuestro evento el acceso internet el servicio de alimentos y bebidas servicios básicos entre otros.

• Toda feria debe tener como dijimos anteriormente un buen servicio garantizado a los invitados y asistentes. Entre estos, se encuentra el servicio de catering. Es conocido por todos que los recuerdos agradables también entran por el paladar;  por ello, sugerimos incorporar lo siguiente aspectos a la hora de seleccionar el catering para la feria profesional: el tipo de comida y bebida que vamos a servir debe respetar nuestra identidad y prestigio, el tipo de porción o montaje de los diversos eventos dentro de la feria (tipo cóctel, buffet, una cena o un almuerzo sentado) todo dependerá de los requerimientos que tengamos.

Ejecución. Durante la feria

Llega el momento del día de la feria aquí se muestra la prueba de fuego de nuestro evento. Es crucial sobre cómo organizar una feria profesional de éxito.

Hemos realizado y revisado todas las planificaciones a ejecutar. Aquí no debería haber ningún espacio para  la improvisación (y si sucede alguna eventualidad, debemos estar atentos para solventarla).

• En primer lugar debemos seguir la planificación inicial elaborada. Es nuestro mapa de acción.
• El día de la feria, debemos aprovechar para promocionar y difundir los mensajes de nuestro evento; utilizando las redes sociales y otros medios de comunicación
• Tenemos que tener en cuenta diversos servicios como la seguridad, entre otras.
• Siempre recomendamos garantizar la mejor experiencia para los asistentes en nuestra feria. Pretendemos lograr que se sientan contentos desde el momento que acceden a la misma.

Por ello se le asigna un equipo de protocolo que facilite cómodamente sus acreditaciones y les brinde asistencia profesional y de confianza. Hay que entregarle es también el material de marketing, algún souvenir (merchandising) o detalle que sea agradable para el asistente.

Retroalimentación y valoración (después de la feria)

Al finalizar la feria, no podemos dejar de valorar y evaluar nuestra planificación y ejecución recordemos que este evento por lo general tiene futuras ediciones. Y mejorar constantemente es otra de nuestras premisas.

• En un principio valoraremos el impacto de marketing que tuvo nuestro evento. Si el feedback fue positivo o si debemos mejorar algunos aspectos, aprendiendo de nuestros errores para evitarlos en las siguientes ediciones.
• Hay que recordar que tenemos que enviar nuestros mensajes de agradecimiento a todos los patrocinadores y asistentes VIP, que colaboraron en la realización de la de nuestra feria.
• Comenzar a planificar la próxima edición de la feria.

Y esto es todo nuestro paso a paso sobre cómo organizar una feria profesional de éxito. Si tienes dudas o quieres asesoramiento para realizar tu próxima feria, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.