¿Cómo organizar un evento y planificarlo paso a paso? Principales consejos para su ejecución

Antes de comenzar a preparar un acontecimiento social, debes tener claras una serie de premisas sobre cómo organizar un evento paso a paso para lograr el éxito con el mismo y no fracasar en el intento. Y es que aunque parezca relativamente sencillo, la preparación de un evento desde el inicio conlleva una gran responsabilidad y organización.

Existen muchos tipos de eventos. Desde eventos deportivos a eventos corporativos, y es primordial conocer el funcionamiento de cada uno de ellos y la forma en la que gestionarlos de una forma eficaz. Por ello, en este artículo vamos a detallar paso a paso como organizar un evento y como planificarlo, para que puedas disfrutarlos y obtener el mejor resultado.

Antes de comenzar a preparar el evento hay una serie de factores comunes a tener en cuenta en toda preparación de actos.

¿Cómo organizar un evento? 4 Factores comunes a cualquier evento

1.      El Briefing del evento

Para desarrollar cualquier evento, es indispensable la cumplimentación de este documento a fin de obtener información sobre las características y necesidades del proyecto. Conocemos al Briefing como un documento en el cual se plantea estratégicamente cómo organizar el evento y qué metas se pretenden conseguir con el mismo.

Es el documento que expresa todo lo que el cliente quiere conseguir. A grandes rasgos, este documento debe incorporar los siguientes puntos:

• Determinación del público objetivo del acontecimiento.
• Idea creativa y enfoque del evento.
• Fecha y lugar en que se organizará el evento.
• Presupuesto para el proyecto.
• Programa de planificación para el desarrollo del evento.
• Gestiones con proveedores y partners.
• Acciones y actividades a llevar a cabo durante el evento detallando, cuál de ellas son antes, durante y después del mismo.

2.      ¿Cómo organizar un evento de forma creativa?

La creatividad es otro factor importante para el éxito de un acontecimiento social, siendo un factor cada vez más demandado a los organizadores de eventos, ya que es por norma general el factor que diferencia nuestro evento del resto.

El trabajo sobre este factor tan importante, repercutirá en el público objetivo de manera positiva, generando  un recuerdo más duradero del evento.

3.      Espacio o localización

La ubicación del evento, es un factor destacable, sobre todo si además es posible que el espacio para eventos, se identifique con nuestra empresa y sea funcional para el desarrollo  de este acontecimiento.

No solo se trata de la búsqueda del espacio en el que se organizará el evento, sino de la creación de un exhaustivo estudio para determinar la ciudad en la que se celebrará, cómo se llevará a cabo el desplazamiento del equipo y personal necesario para el desarrollo del mismo,  si se trabajará con proveedores habituales o se contactará con proveedores de la zona, y todo lo relacionado con el viaje y alojamiento de los asistentes, para eventos de más de un día  de duración.

4.      Tecnología

¿Cómo organizar un evento a día de hoy sin tecnología? Parece una tarea totalmente difícil y ciertamente lo es, puesto que cualquier evento que necesite equipos de iluminación o sonido ya necesita de un mínimo tecnológico para poder ser desarrollado. Los eventos de empresa más aun, puesto que necesitan de espacios  habilitadas con estos y otros sistemas técnicos. De hecho, es cada vez más frecuente buscar espacios con pantallas gigantes y proyectores, WIFI con cierto ancho de banda y llevar a cabo la retransmisión del mismo a través de internet en streaming por lo que será necesario algún equipo informático para su difusión y una buena conectividad.

¿Cómo organizar un evento paso a paso? Las 3 Etapas principales de todo evento

Dividiremos la organización de un evento en tres etapas. La etapa previa, el evento y el post evento.

Etapa previa al evento

En esta fase se desarrolla el Briefing, se definen objetivos, la idea empieza tener forma y se busca la localización.

1. Desarrollo del briefing para saber cómo organizar un evento

En este momento se definen las estrategias a seguir para el desarrollo del evento de forma correcta. Es en esta etapa en la cual se elige la localización para el evento, se comienza a crear una lista de invitados y características principales del evento.

Debido a la gran variedad de eventos que existen, ferias, congresos, entregas de premios, un briefing sirve de guía para acercarte a lo que de verdad busca el cliente.

          2. Análisis de los objetivos

Es en este paso en el cual se miden los objetivos de producción, se desarrolla el evento en función a los objetivos que se quieren conseguir.

Es en este periodo en el que las reuniones con el cliente han de ser frecuentes, adaptando  el desarrollo del acontecimiento a sus ideas, sin pasarse con el presupuesto. Es importante también definir el mensaje a transmitir en el evento y sobre todo adaptar la filosofía de empresa al evento.

¿Cómo organizar un evento teniendo en cuenta la lista de invitados?

Es muy importante determinar el número de asistentes al evento o aforo mínimo para cubrir costes y determinar las necesidades del acontecimiento.

Y es que, en toda planificación de eventos, es necesario determinar un aforo, para comenzar a enviar invitaciones, y conocer de antemano el número de asistentes confirmados.

Las invitaciones para los eventos empresariales, son el principal instrumento de comunicación directa con profesionales del sector, clientes, partners, empleados, etc. de la organización. En las invitaciones al evento se recogerán los deseos del anfitrión de invitar a los diferentes asistentes  al acontecimiento y su ilusión en contar con su presencia en ese momento tan especial.

Al igual que la creatividad del evento, una forma de sorprender a los invitados, es el formato de invitación. Para ello, existen variedad de materiales y diseños que seguramente llamarán la atención de todo aquel que lo reciba.

Independientemente del diseño, en toda invitación han de aparecer los siguientes datos:

• Nombre del anfitrión / empresa organizadora
• Nombre del invitado si es una invitación personalizada
• Logo de la empresa
• Lugar , fecha y hora del evento
• Y si es necesaria confirmación, además de la forma más cómoda para hacerlo, así como la fecha límite para responder.

Gracias a esta confirmación adelantada al evento podremos empezar a gestionar detalles relevantes como catering, seguridad, número de asientos, acreditaciones, etc.

Consejos sobre cómo organizar un evento en cuanto a elección de la sede, la fecha y la hora

En la etapa previa a la organización de eventos, también, es de vital importancia establecer una sede para el mismo (será importante hacerlo antes de enviar las invitaciones).

Al organizar eventos de empresas, hay que elegir un espacio que guarde coherencia con las ideas de la empresa del cliente.

Por ejemplo, si se elige organizar eventos en Madrid,  por ejemplo para una empresa de cosmética exclusiva, que intenta llegar al público joven de un poder adquisitivo medio-alto será mucho mejor elegir un espacio como caché para su celebración (como por ejemplo, el Círculo de bellas artes o cines callao), cuidando la decoración y el ambiente para que en todo momento se semeje a la empresa y su imagen corporativa.

A la hora de determinar el lugar también es importante determinar si tiene facilidades de acceso, es decir, si está bien comunicado, cuenta con accesos especiales para personas discapacitados y cuenta con servicios complementarios como hoteles o restaurantes cerca, así como capacidad de espacio, y zonas de almacenamiento suficientes para el correcto desarrollo del evento.

Llegados a este punto es el momento de analizar si nuestro evento tiene carencias, para poder suplirlas a tiempo.

¿Cómo organizar un evento y calcular el presupuesto más adecuado para la promoción del mismo?

Será necesario elaborar un plan estimado que cuente con un presupuesto de evento ajustado a las necesidades y deseo del cliente, dejando un margen para posibles contratiempos. Los gastos de un evento son principalmente: Catering, espacio, sonido, iluminación, comunicación y personal.

Haz clic aquí, si quieres ver un ejemplo de presupuesto para eventos de empresas.

¿Cómo organizar un evento y llevar a cabo la promoción del acontecimiento?

Una vez esta todo organizado, tendremos que dar a conocer el evento, para que el mismo aumente su repercusión.

Generalmente para esto se usan las principales redes sociales. Sin embargo, las ideas para organizar eventos son bastante creativas y por tanto, aunque internet sea el medio más sencillo y barato para difundir tu evento, seguramente puedas sorprender al público objetivo, mediante creatividades, videos y otros formatos llamativos en este y otros entornos para llegar al máximo posible de usuarios/clientes potenciales del mismo.

Dependiendo del presupuesto se pueden usar los medios tradicionales como la radio, prensa o TV, no solo para anuncios, sino para ruedas de prensa, photocall o incluso la cobertura detallada del evento por parte de algún medio de comunicación.

Una opción bastante usada es la creación de una landing page, pensada especialmente para el evento, y en la que está recogida toda la información sobre el evento empresarial. De este modo el evento, cuenta con un soporte digital con el que realizar acciones promocionales offline y mejorar la conversión (venta de entradas y confirmación de asistencias) de este.

A la vez que se realiza esto, debes empezar a confirmar los primeros asistentes al evento sobre todo en caso de charlas y conferencias técnicas de profesionales reconocidos en el sector.

¿Cómo organizar un evento y qué hacer durante el desarrollo del mismo?

Ejecución del evento

Es el momento de ejecutar todas las acciones, que hemos estado planificando en la etapa previa. Antes del comienzo del evento se realizará una reunión para concretar con el equipo, cuál será la función de cada trabajador durante  el mismo para que queden claras todas las tareas y aspectos importantes a tener en cuenta durante el mismo y prevenir problemas.

“La clave del éxito es una buena planificación previa”

Aparte de la reunión, también es recomendable un ensayo general, para que todo nuestro equipo esté coordinado en sus actividades.

Con antelación debemos preparar un organigrama, en el cual jerárquicamente aparecerán las labores de cada trabajador, los tiempos dedicados a cada una de ellas en un cronograma.

Plan de escena como parte de la organización de un evento

Este documento contemplará la parte técnica y escénica para llevar a cabo la realización del evento. Deberás finalizar esta etapa con una encuesta de satisfacción y un reporte de los resultados que se han obtenido al realizar el evento entre los asistentes al mismo (sería un buen momento al término del mismo, antes de que abandonen el recinto en el que se haya celebrado).

¿Cómo organizar un evento y qué hacer tras el acontecimiento?

Una vez el evento ha pasado, el trabajo de una empresa organizadora de eventos no acaba aquí. En esta última etapa post-evento se llevarán a cabo las siguientes tareas:

Agradecimientos a los asistentes

Es fundamental tomarse una parte del tiempo, para agradecer a todos y cada uno de los asistentes que nos hayan acompañado durante el evento (generalmente al comienzo y final del acontecimiento).

Se agradecerá la presencia, de invitados y medios de comunicación pero no debemos olvidarnos tampoco de los trabajadores que han hecho posible el correcto desarrollo del evento.

Obtener feed-back en redes sociales sobre el desarrollo del evento

Es frecuente, sobre todo en eventos de tipo corporativo o eventos de marketing, el uso de hashtags a través de los cuales se recogerán todos los comentarios recibidos durante el evento.

Servirán para conocer las impresiones al instante y mejorar aquellos puntos o aspectos más importantes que no hayan podido salir como se esperaba.

También se podrán ver todas las menciones que han hecho de nuestro evento.

Calculo del ROI

Es necesario al final de cualquier trabajo, valorar los resultados obtenidos. Para ello,  se estimarán los beneficios a largo plazo y se determinarán los gastos e ingresos obtenidos tras la realización del evento.

Reporte del evento

Se trata de la última tarea, que pondría punto y final a la organización de un evento. En este documento se recogen las conclusiones y sugerencias sobre el desarrollo del evento y aquellos aspectos mejorables para poder transmitírselos al cliente.

Ahora que ya sabes cómo organizar un evento paso a paso, ya no tendrás excusa para poner tus conocimientos en práctica. Si aún con esta información, sigues teniendo dudas sobre cómo organizar un evento en Madrid y tener éxito con el mismo, ponte en contacto con nosotros. En Neoventos estamos a tu servicio, para realizar ese evento de empresa que deseas. Confía en la calidad de nuestro experimentado equipo y descubre todo lo que podemos hacer por ti.