Organización de congresos y convenciones, ¿Qué debes saber para que el acontecimiento sea todo un éxito?

La organización de congresos y convenciones es una gran oportunidad comunicativa y requiere de una buena planificación. Este tipo de eventos aglutinan a un público exigente y hay que cuidar hasta el último detalle para que nada salga mal y los asistentes vivan una experiencia única.

Vamos a darte unas sencillas pautas para que la organización de congresos y convenciones te sea más fácil y cada evento que realices sea todo un éxito.

Organización de congresos y convenciones. Planning

El primer punto y más importante es reunirte con tu equipo y repartir las tareas. Es necesario que cada persona sepa su cometido y sus funciones, esto facilitará crear un calendario de trabajo.

Hay que marcar los objetivos que se pretenden con el congreso, determinar el público y sus necesidades.

Fijar un presupuesto y hacer un control de gastos. Hay que destinar un presupuesto extra por si surge algún contratiempo.

Primero nos haremos una visión global del evento para después detallar cada elemento necesario para la celebración, este punto hay que repasarlo porque durante la planificación surgirán nuevas necesidades.

Si te quedas corto en equipo y no cuentas con mucho presupuesto puedes contar con voluntarios que te echen una mano durante la preparación y la realización del evento, aunque no tengan experiencia en organización de congresos y convenciones su ayuda será de mucha utilidad.

A la hora de marca una fecha para la realización del evento ten en cuenta que no haya otros eventos importantes ese día, los mejores meses para celebrar un congreso son marzo y octubre. Evita fechas donde la gente viaja, como periodos de vacaciones y festivos.

Organización de congresos y convenciones. Localización

Sin duda el lugar dónde se celebra el evento es una de los puntos más importantes de la organización de congresos y convenciones. Debemos fijarnos en varios factores que serán determinantes a la hora de decidirnos por el espacio. Una vez que te hayas decidido resérvalo con bastante antelación.

Ubicación. El lugar donde se realiza el evento puede ser determinante para el volumen de asistentes, por lo que debe estar bien comunicado. Fíjate que tenga un aparcamiento cerca y que también se pueda llegar en transporte público. Si esperas que asistan personas y ponentes de otras ciudades es mejor que no se encuentre muy alejado del centro de la ciudad.

Aforo. Es obvio que  tendremos que elegir un lugar con la capacidad adecuada a la estimación aproximada de asistentes. En algunos casos el tipo de congreso nos dará una cifra más cercana a la realidad, aunque siempre hay que contar con imprevistos que harán que el lugar se nos pueda quedar un poco grande. Ten en cuenta que es mejor contar con algunos asientos vacíos que dejar a gente sin poder entrar. Sabemos que la imagen de una sala con lugares libres puede indicar que no hemos tenido éxito pero ante todo los asistentes deben encontrarse cómodos.

Mobiliario y decoración. Los colores corporativos deben estar presentes en la decoración del espacio en el que se desarrolle nuestra convención, tampoco debemos saturar el lugar pero si darle ese toque que nos identifique.

Accesibilidad: Las personas con movilidad reducida deben ser tenidas en cuenta cuando organizamos congresos y convenciones. Rampas, ascensores y baños adaptados a personas con alguna discapacidad física son imprescindibles en el lugar de celebración del evento.

Lo normal es que en espacios demasiado diáfanos tengamos que diferenciar distintas zonas, es necesario crear puntos de descanso para los asistentes donde puedan recargar el móvil o hacer networking.

Conectividad: Muchos de los asistentes acudirán con sus portátiles por lo que es necesario que el edificio cuente con enchufes accesibles para el público.

Organización de congresos y convenciones. Los asistentes

Aquí depende de si nuestro congreso es cerrado, es decir solo pueden ir personas pertenecientes a cierto gremio o asociación, o si es un congreso abierto al que puede acudir cualquier persona que así lo desee. Nuestro público entonces será más heterogéneo lo que puede enriquecer el evento.

Pon una fecha límite para comprar las entradas o solicitar las invitaciones, no tiene que ser con mucha antelación pero si la suficiente para evitar sorpresas.

Es importante que el público que acuda se encuentre cómodo y esté informado de todas las ponencias y actividades que se desarrollen. Es muy útil disponer de la programación tanto en folletos como en paneles y televisores, eso les facilitará su consulta.

Los detalles siempre son bien recibidos, prepara un kit de bienvenida para cada asistente, esto les encantará y además te dará la oportunidad de causarles buena impresión. Aprovecha para hacer merchandising con tu marca y que se lleven un buen recuerdo.

Al congreso acudirán personas de otras ciudades, facilítales que conozcan la ciudad. En nuestra web podemos tener un apartado donde recomendarles restaurantes y actividades mientras se quedan en nuestra ciudad.

Organización de congresos y convenciones. Los ponentes

Cuando acudimos a un evento de este tipo solemos hacerlo porque las ponencias nos resultan interesantes, por eso hay que evitar programar charlas de relleno que no van a llamar la atención de los asistentes.

Conoce bien a tu público para saber lo que les interesa en este momento, las tendencias siempre tienen un efecto llamada muy potente, debes estar al día para saber que posibles ponentes son lo que tienen más seguidores, si hay alguno que es noticia esos días no dudes en proponerle asistir a tu evento.

Organización de congresos y convenciones. El catering

En este tipo de eventos suelen hacerse dos pausas que coinciden con el almuerzo y con la merienda. Para la pausa de la comida es aconsejable dos horas de descanso. Esta pausa no es necesaria en los stands y en las distintas actividades pero sí para las salas donde hay ponencias.

El coffee break suele durar una media hora, a los asistentes les encantará poder descansar entre charla y charla con un café o un refresco. Lo habitual es que cuando acudimos a un congreso y convención haya un catering de bebidas y aperitivos en el que le proporcionaremos a los asistentes agua, refrescos, café e infusiones. Ten en cuenta que hay personas con intolerancias alimenticias así que hay que ofrecer distintas opciones.

Puedes encontrar patrocinio de algunas empresas de alimentación que a cambio de tener un espacio en ese congreso.

Organización de congresos y convenciones. La comunicación

Hoy en día no hay congreso o convención que se precie que no tenga un buen gabinete de comunicación. Si no se habla de nosotros es como si no existiéramos por lo que es muy importante que se conozca nuestro evento antes, durante y después.

Envía notas de prensa. Sin duda es uno de los pasos imprescindibles en la organización de congresos y convenciones. Debemos informar a los medios más relevantes de la celebración de nuestro evento.

Página web. Debemos crear una página web en la que los asistentes accedan a la compra de entradas, consulten la programación, la biografía de los ponentes, y se puedan poner en contacto con la organización. La web debe estar optimizada para tablet y móvil.

Redes sociales. Vivimos en un mundo permanentemente conectado, la inmediatez y la interacción son una de las claves a la hora de difundir el evento. Estar en las principales redes sociales es imprescindible para comunicarnos con nuestros asistentes, también podemos usarlas para organizar concursos y sortear entradas. No te olvides de crear un hashtag para aglutinar lo que se publica de nuestro congreso.

WiFi. No podemos realizar congresos y convenciones sin que haya una buena señal de WiFi en el espacio.

Streaming. Habrá mucha gente interesada en nuestro evento que por un motivo u otro no haya podido asistir, si emitimos nuestro congreso por streaming lograremos que un mayor número de personas nos conozcan e interactúen con nosotros.

Organización de congresos y convenciones. El patrocinio

Conseguir patrocinio es clave en la organización de congresos y convenciones, no solo para ahorrarnos costes sino por la imagen que nos da como empresa en la que confían otras marcas.

Para lograr un sponsor debemos contactar con las empresas en las que estamos interesadas y realizar una propuesta atractiva. Un briefing en el que hablemos de nuestra marca y de los objetivos que pretendemos con el congreso será muy útil. Hay que convencer al patrocinador de los beneficios que logrará si participa en el evento.

Organización de congresos y convenciones: medios gráficos y audiovisuales

Otro de los puntos importantes en un congreso es el apartado audiovisual, por eso vamos a darte algunas claves a tener en cuenta:

-Comprobar el funcionamiento de los aparatos tecnológicos que vamos a usar durante el congreso. Tener un equipo de profesionales es imprescindible.

-Si la iluminación del espacio es insuficiente tendremos que alquilar equipos extra.

-Contar con un equipo de profesionales de fotografía y video para registrar todo lo que ocurra en el evento, a su finalización te recomendamos que hagas un video recopilatorio con los mejores momentos y lo compartas en distintos medios y redes sociales.

-El lugar de la celebración debe contar con proyectores y pantallas en las salas donde se realizarán las ponencias. -Siempre es interesante que en las se vean los tweets con el hashtag del evento, eso favorece la interacción.

-Debes tener en cuenta que puedes necesitar intérpretes de lenguaje de signos o traductores a tiempo real.

Organización de congresos y convenciones. Hazlo diferente y especial

Música en directo, videomapping, espectáculos, cualquier idea novedosa es bienvenida en la organización de congresos y convenciones. Nadie mejor que tú conoce al público que acudirá al evento y qué actividades son las que van a entusiasmarle.

Seguro que los asistentes de tu congreso es un público habitual de este tipo de eventos por lo que tienes que sorprenderles e innovar para que se vayan del evento con la sensación de haber vivido una experiencia única.

¿Van a recordar nuestro evento? ¿En qué nos diferenciamos? Tenemos que ponernos en el lugar de los asistentes para saber de qué manera podemos impresionarles y dejarles un buen sabor de boca.

En Neoeventos somos especialistas en la organización de congresos y convenciones, nuestra experiencia y profesionalidad te garantizan que tu evento se desarrolle con todas las garantías de éxito.