En ocasiones nos toca realizar eventos de diversa índole, y nos sentimos ansiosos y aturdidos porque no sabemos cómo organizarlos. En este sentido, las herramientas para eventos son nuestras mejores aliadas para que logremos los fines propuestos.
Y es que en la actualidad podemos contar con diversas herramientas para eventos, que van desde las más tradicionales a las más tecnológicas. Sigue leyendo que en este artículo te contaremos cuáles son esas herramientas para eventos que todo organizador debe conocer para hacer de su evento un gran y exitoso acontecimiento.
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Herramientas para eventos, elemento esencial
Para realizar un evento en primer lugar debes tomar en consideración una planificación previa donde se debe fijar los objetivos y determinar los recursos que vas a invertir en el mismo.
La planificación de estos dos elementos es una de las primeras herramientas para eventos que debes conocer. Y fácilmente puedes gestionarlas respondiendo a las preguntas ¿Para qué vas a hacer un evento? ¿A quién va dirigido? ¿Qué esperas conseguir posterior al evento? y por supuesto ¿Con qué recursos cuentas para la realización de este evento? Cuando tengas la respuesta ya podrás comenzar a preparar tu evento.
Un elemento valioso a la hora de organizar un evento es revisar correctamente la lista de asistentes que participará en tu evento, determinar adecuadamente la fecha, lugar y hora del mismo, tomando en cuenta cualquier detalle. Tener la fecha y el lugar ideal es otra herramienta para eventos esencial.
¿Cuáles son las herramientas para eventos más efectivas?
Realizar eventos, tradicionalmente ha sido una estrategia de marketing muy poderosa; Por lo general se realizan eventos para promocionar productos o servicios de una marca o negocio con la intención de captar nuevos clientes, nueva audiencia o reconocer la fidelidad de nuestros clientes.
Y en la actualidad, el uso de la tecnología también se aplica efectivamente como herramienta para eventos. Al planificar y realizar tus celebraciones, conmemoraciones, lanzamientos o cualquier otro acontecimiento no puedes dejar de lado el uso de las redes sociales.
Esta son herramientas para eventos poderosas que nos ayudan a difundir el mensaje. Puedes utilizar las más novedosas y con más seguidores como Instagram, tik tok, Facebook, Twitter, LinkedIn, entre otras. Su uso adecuado dependerá del público que pretendas captar con tu evento.
En este marco de uso de redes sociales, te recomendamos la creación de un hashtag que te ayude con la difusión del contenido del evento al conectar con más seguidores.
Ahora sí, existen diversas aplicaciones que se convierten en poderosas herramientas para organizar eventos de manera efectiva desde el momento de planificación hasta la valoración del mismo.
A continuación te presentamos las herramientas para eventos más funcionales para ti:
TRELLO, Organizando todos tus eventos
Esta página para organizar eventos te ofrece la posibilidad de organizar de manera totalmente gratuita tu evento de cualquier índole. Desde unas vacaciones hasta el lanzamiento de un producto. También tiene su propia aplicación para que puedas acceder fácilmente desde tu móvil.
Trello es una de las mejores herramientas para eventos que no puedes dejar de tener. Ella crea un tablero para cada proyecto que tengas y que como organizador vas a ir rellenando, no sólo con palabras, sino con audios, con imágenes o clips de video. Es una muy buena opción para llevar la planificación de tu evento. Dale click aquí para más información.
Google Drive, Muy fácil de usar
Esta es otra herramienta para eventos que ofrece el gigante tecnológico Google. No necesitas aprender complicados softwares para gestión de eventos, ya que posee una interfaz muy sencilla para que puedas organizar tu evento de manera práctica y sencilla. Puedes hacer uso del correo, de la nube de almacenamiento de información, del hangouts para chatear con tu equipo de colaboradores y puedes generar fácilmente documentos compatibles con diversos dispositivos. Dale click al siguiente enlace para comenzar a trabajar con esta herramienta para eventos.
Eventbrite, Recibe toda la ayuda para tu evento
Esta es otra aplicación muy interesante que puedes utilizar como herramienta para eventos. Es una de las más utilizadas por los organizadores ya está diseñada para ayudar a crear una página web relacionada al evento que vas a realizar.
Poder gestionar de manera adecuada el cobro de tickets y entradas y difundir el evento será mucho más fácil y organizado si trabajas con esta herramienta para eventos que además es totalmente gratuita y funciona perfectamente. Dale click al siguiente enlace para acceder a su sitio.
Doodle, Programa reuniones y eventos
Esta es otra aplicación genial que puedes utilizar como herramienta para eventos como reuniones, conferencias y otros.
Con esta app puedes apuntar tareas pendientes. Además te permite sincronizar tus reuniones o tareas con Google calendar, con Outlook, con yahoo, entre otros. Puedes compartir también tu agenda con tus colaboradores para que todos manejen la misma información. Dale click aquí para comenzar a agendar con Doodle
Pro Party Planner, Organiza cualquier evento
Es una de las herramientas para eventos más completas en la actualidad. Con ella puede gestionar tu sitio web, las invitaciones de tu evento y las redes sociales donde difundir tu mensaje, delegar tareas y actividades, asignar recordatorios, agendar con tus colaboradores incluso usando Facebook.
Es una aplicación muy fácil de usar donde podrás elaborar eventos de diversos tipos; como conferencias, fiestas hasta ferias Da click en el siguiente enlace para acceder a Pro Party Planner
Zapier, Acopla diversas plataformas
Esta es una herramienta para eventos muy importante que nos ayuda a controlar los detalles del evento. Sobre todo los gastos que se realizan para el mismo.
Podrás tener organizada toda la información del evento y pasarla entre tus diversas aplicaciones vinculandola con otras plataformas para compartir datos.
Zapier está diseñada para planificar y hacer seguimiento correspondiente a las tareas pautadas de nuestro evento, con esta app también podemos diseñar el espacio del evento donde se ubicará a cada elemento, podemos enviar invitaciones, confirmaciones de asistencia y lograr apropiadamente la distribución de los invitados tomando en cuenta las reglas tradicionales de protocolo. Esta app tiene una versión libre y otra de pago con más funciones. Dale click al siguiente enlace para más información.
Y hasta aquí este artículo sobre las mejores herramientas para eventos. Ya no tienes excusas para usar la tecnología y tener una mejor organización. Si te ha sido de utilidad, no olvides compartir en tus redes sociales.
