Preguntarnos ¿Cómo hacer un evento virtual paso a paso? es un interrogante necesario ya que este tipo de eventos en la actualidad ha ganado un gran protagonismo a la hora de no parar la productividad por las diversas circunstancias de la vida.
El día de hoy en NeoEventos te daremos los mejores consejos sobre cómo hacer un evento virtual paso a paso.
Contenidos
Eventos virtuales. ¿Qué son? y ¿Cuáles son sus ventajas?
Los eventos virtuales son aquellos donde los asistentes o invitados se encuentran en diversas latitudes o sitios geográficos pero que, ayudados con las herramientas tecnológicas pueden coincidir en un punto y hora para poder intercambiar ideas, experiencias, hacer planificaciones, tomar decisiones, etc. Salvo por esta diferencia, un evento virtual sigue los mismos lineamientos de un evento presencial.
En líneas generales los eventos virtuales acortan las distancias y ofrecen resolución de situaciones o conflictos corporativos, empresariales o sociales.
Son múltiples las ventajas que trae aprender cómo hacer un evento virtual paso a paso. Entre ellas tenemos:
- Los eventos virtuales en comparación a los eventos presenciales ofrecen una reducción considerable de los costes de realización (se reduce el costo de boletos aéreos, hospedaje, alimentos y bebidas, traslados, etc.).
- La probabilidad de asistencia al evento aumenta. Todos los participantes pueden presenciar el evento de forma remota en el lugar donde se encuentren.
- Con los eventos virtuales se evidencian resultados medibles en tiempo real sobre informaciones relevantes.
- Pueden efectuarse casi cualquier tipo de actividades en la modalidad virtual. Se puede efectuar una reunión sencilla o una gran feria.
Lo importante para tener éxito en estas actividades es poder conocer las estrategias y tecnologías adecuadas pero sobre todo tener definido cómo hacer un evento virtual paso a paso ya que los formatos de realización pudieran variar de acuerdo si es un webcast, una videoconferencia, un webinar, una feria virtual, inclusive un concierto con un artista reconocido.
Realiza tu evento virtual
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, te indicamos cómo hacer un evento virtual paso a paso:
Definir los objetivos de tu evento virtual
Cuando planificamos cómo hacer un evento virtual paso a paso, debemos enfocarnos principalmente a determinar los objetivos de dicho evento. Para qué vamos a realizar el evento y qué ventajas trae a la empresa.
Tener en cuenta la audiencia o participantes al evento
A la hora de saber cómo hacer un evento virtual paso a paso, es necesario que definamos quiénes serán las personas participantes en nuestra actividad o evento.
Tener en cuenta el lugar donde se encuentran, las zonas horarias, el idioma y las formas adecuadas de conexión; así como, los contenidos que se ofrecerán y las herramientas adecuadas de interacción, el talento humano y los recursos financieros y tecnológicos, son de suma importancia para lograr los objetivos propuestos.
También es muy importante que al momento de plantearnos cómo hacer un evento virtual paso a paso, comprendamos cuáles son las prioridades de los invitados y cuál es su comportamiento de manera general. Podemos previamente hacerle una serie de preguntas para conocer sus intereses y que esperan del evento usando la herramienta virtual.
Quiere decir que al aplicar las tecnologías debemos recordar que las mismas son usadas por y para cumplir los intereses de los seres humanos y no al revés.
Determinar la plataforma tecnológica
Determinar la plataforma o formato tecnológico es elemental para saber cómo hacer un evento virtual paso a paso. Existen muchas formas de realización de eventos o actividades remotas, es acertado que se defina el formato previamente para poder llegar correctamente al público.
Este formato o plataforma debe ser una herramienta masiva, si es posible gratuita y de alta calidad, la idea es que los asistentes a nuestros eventos puedan permanecer activamente hasta finalizar la actividad.
Recordemos que en una reunión o evento virtual el público puede desconectarse cuando lo desee, esto debemos tenerlos prevenido. Por ello es importante que se ofrezca a la audiencia una experiencia única al participar en estas actividades virtuales; donde se evidencie que para cumplir los objetivos planteados, no necesariamente hace falta el elemento presencial.
En este sentido, sugerimos usar creativamente los avances tecnológicos. Por ejemplo; usar herramientas para compartir una presentación de diapositivas con información relevante para la empresa en tiempo real, y que todos puedan ver las posibles modificaciones que se hacen.
También es importante lograr el “realismo”, un efecto que no puede pasar desapercibido porque da la sensación de cercanía. Hay otras herramientas que la virtualidad nos ofrece, como avatares en 3D por ejemplo, para que los asistentes del evento sientan que están en el mismo lugar interactuando a pesar de las distancias.
Seleccionar la empresa que se encargará de nuestro evento
Aunque estamos completamente seguros que puedes gestionar efectivamente las diversas herramientas tecnológicas; te sugerimos que contrates a un proveedor especializado para evitar cualquier complicación y otras preocupaciones que perjudiquen tu evento virtual.
Una agencia o empresa especializada en este tipo de eventos garantizará el éxito de tu actividad. Recuerda que debe cumplir con algunas cualidades indispensables:
- En primer lugar debe contar con el soporte tecnológico adecuado que evite cualquier dificultad de conexión.
- El segundo elemento indispensable es que pueda tener un óptimo entorno creativo que logre mantener una buena comunicación entre los asistentes. Cuidar las interfaces y otros elementos llamativos que mantengan a los asistentes interesados.
Tener esta empresa experimentada en reuniones virtuales permite tener apoyo constante a la hora de dar alguna respuesta a posibles necesidades.
Difusión del evento virtual
Esta etapa es válida en casi todos los eventos virtuales. La mayoría puede fácilmente promocionarse por las distintas plataformas web, ofreciendo a la empresa una oportunidad de mejorar el tráfico y el posicionamiento orgánico de los sitios web de una marca o producto.
Podemos aprovechar las redes sociales como Instagram o Facebook; para mostrar a nuestras audiencias los avances y la realización de un evento virtual por medio de videos cortos y fotografías llamativas.
Consejos para tener una conexión a Internet óptima
Para organizar un evento online exitoso la intuición nos dice que el requisito básico consiste en tener una inmejorable calidad de conexión a Internet. Por esta razón, es necesario invertir en fibra óptica simétrica: un tipo de conexión rápida y estable con varios estándares de velocidad con cada compañía, en función de las necesidades de cada tipo de usuario.
Hoy en día, la cobertura de fibra está disponible prácticamente a nivel nacional pues las principales operadoras tienen red propia, como sucede en el caso de la fibra de Movistar, Orange y Vodafone. Las grandes operadoras ofrecen soluciones específicas para empresas que resultan muy convenientes en el caso de que parte de tu actividad profesional se desarrolle en un entorno online como es el caso de la realización de eventos virtuales, videollamadas y todo tipo de teletrabajo.
Debes tener en cuenta que las compañías low cost son capaces de ofrecer Internet a bajo coste utilizando la red de las grandes empresas (por ejemplo: O2 usa la fibra de Movistar) pero no proporcionan asistencia 24 horas y sus servicios son limitados.
Hoy en día es posible utilizar un comparador de tarifas para móvil e Internet, herramienta que permite conocer cuáles son las compañías de telecomunicaciones que disponen de la mejor oferta actual. Recuerda que para garantizar las mejores condiciones de velocidad te conviene optar por una velocidad al menos de 300 Mbps de fibra simétrica, aunque en función de la cantidad de dispositivos conectados puedes optar por 600 Mbps y priorizar la conectividad por cable Ethernet al router desde el ordenador principal desde donde se emite el evento.
Otra recomendación consiste en buscar tarifas de móvil y fibra en el comparador. Las compañías ofrecen mejor calidad precio al contratar tarifas convergentes con una línea móvil además de Internet al consultar el comparador. Recuerda que esto te permite recurrir a compartir datos móviles en caso de que se produzcan fallos técnicos de conexión hasta que se resuelva el problema.
Y concluimos por ahora esta interesante información sobre cómo hacer un evento virtual paso a paso. No hay de qué preocuparse, actualmente es muy práctico realizar este tipo de actividades, si necesitas ayuda contáctanos y podemos darte la asesoría de logística que necesitas.