A la hora de organizar un evento es importante respetar algunas reglas de organización la cual denominamos protocolo de eventos. Lo ideal es que tu evento sea perfecto y que no quede nada a la terrible improvisación que pudiera desviar la finalidad de nuestros objetivos.
En tu evento todo debe estar impecable, desde la planificación hasta la imagen personal y /o corporativa que proyectan los organizadores y colaboradores del mismo.
En esta edición te indicaremos una completa pero práctica guía de protocolo en un evento, totalmente aplicable para eventos de toda índole, Sigue leyendo esta útil guía informativa que te ayudará con el protocolo y la organización de eventos.
Contenidos
¿Qué es el protocolo de eventos?
El protocolo de eventos, son esas reglas acordadas tradicionalmente que dictan la manera de actuar en las diversas ceremonias o eventos que realizamos socialmente.
Es sumamente importante respetar el protocolo de eventos, ya que hacerlo garantizará el éxito del mismo, lo que representará mayores beneficios para quien lo organiza.
¿Qué hacer para organizar un evento?
Existe una guía básica que ayuda en el protocolo de eventos llamada “Protocolo de eventos”. Este protocolo indica la necesidad de que los organizadores conozcan tres elementos necesarios para su puesta en marcha:
- En primer lugar, si vas a realizar un evento; debes definir para qué se va a realizar el evento, esto quiere decir que debes determinar el objetivo del mismo.
Por ejemplo si hacemos un evento organizacion al para lanzar un producto al mercado, tenemos que definir el propósito o el objetivo del mismo.
- Seguidamente, necesitamos saber quién es el público asistente, son ellos quienes determinan la forma cómo vamos a realizar la organización del evento y qué acciones debemos seguir.
Recordemos que el público son los invitados que participarán en nuestro evento. Si son clientes y proveedores tendrán un trato distinto a otro tipo de público, el protocolo de eventos indica que el público asistente determina el tipo de evento que se realizará.
- En tercer lugar, debemos conocer el tipo de evento que se realizará. Esto se refiere al carácter del mismo, puede ser oficial o no oficial. Un evento oficial, es el que se hace desde instituciones públicas y para ello se realiza una programación especial. Por ejemplo: si se trata de la organización de eventos de universidad pública.
Los eventos no oficiales por lo general se refieren a eventos sociales, comerciales, familiares, entre otros. Estos eventos pueden ser: conferencias, lanzamientos de productos, conmemoraciones, entregas de premios, reconocimientos, conciertos, entre otros.
Las normas de protocolo y organización de eventos variarán de acuerdo al tipo de evento que se realice
Guía rápida de protocolo de eventos
Recuerda como dijimos anteriormente, para lograr el éxito en el evento que quieras realizar debes seguir el protocolo de eventos de acuerdo al evento que hayas decidido realizar. A continuación te mostramos una práctica guía que te podrá ayudar:
- En primer lugar se encuentra la fase de tanteo o planificación primaria: en este momento los organizadores del evento valorarán la necesidad de organizarlo de acuerdo a la finalidad propuesta.
Una vez decidido el evento, los organizadores deben revisar antecedentes y otras experiencias parecidas al evento que se va a realizar para tomar ideas mejorarlas y lograr el éxito del mismo.
- Seguidamente se procede a la fase de compilación: aquí los organizadores unen toda la información referente a la finalidad o motivo del evento para proceder con su elaboración del anteproyecto.
- En la fase del anteproyecto los organizadores realizarán la planificación general del evento. Esto incluye el cronograma a ejecutar, un plano del espacio donde se va a realizar el evento (físico o virtual), el listado de los posibles invitados, el estilo de ropa o maquillaje para el evento, entre otros. Esta fase quiere la creatividad, la intuición y la innovación de los organizadores en contraposición con los recursos que se tienen para la ejecución del evento.
- En el protocolo de eventos, la fase de discusión es un momento muy importante que tienen los organizadores para lograr el éxito del evento. en ésta fase se discute el borrador propuesto en el anteproyecto y se hacen las correcciones pertinentes con sugerencias propuestas entre otros para tener una planificación final.
- Fase de programación definitiva en este momento los organizadores y colaboradores de la realización del evento aplican la realización definitiva del programa oficial del acto que se realizará. Aquí se define el cronograma detallado, el plano donde se realizará el evento, incluye toda la información de montaje físico del evento, donde se ubicaran a los invitados, entre otros puntos de interés.
También se definen en esta programación los diseños necesarios como de invitaciones, reconocimientos, elaboración de credenciales, listado de invitados, presupuestos de alimentación, bebidas y otros que se requieran.
- Organización en ella se hace una planificación general del evento: programa oficial, se define la lista definitiva de invitados con sus respectivas invitaciones, se hace el montaje del espacio de acuerdo a lo establecido, se toma en cuenta la revisión del sonido e iluminación y otros elementos como pantallas proyectores, se toma en cuenta la decoración del evento, el montaje del alimentos y bebidas, los servicios de higiene y salud, de guardarropa, acceso de los invitados asistentes a las instalaciones del evento, se prepara el equipo de protocolo con el control de invitaciones, zonas de aparcamiento el guión del evento, detalles como reconocimientos, regalos, servicios de atención a nuestros asistentes como alojamiento, traslados, seguridad entre otros.
- Una fase muy importante del protocolo de eventos donde hay que tener especial atención en la entrada de los invitados, aquí hay que tener el control de las invitaciones y la confirmación de la asistencia de nuestros invitados. Esta fase del protocolo de eventos incluye: la elaboración de la lista de invitados asistentes, la invitación, seguimiento en la confirmación de asistencia, atención especializada a nuestros asistentes y asignación de asientos o puestos.
- La fase de comunicación: incluye dos tipos; la interna donde se realiza un guión dirigido a los organizadores y colaboradores para garantizar que todo salga de acuerdo a lo previsto aquí se toman en consideración todos los aspectos técnicos requeridos para el éxito de nuestro evento. La comunicación externa por su parte, refiere a la programación que se le indicará a los asistentes del evento y comunidad en general.
- La fase de ensayo: En esta fase se hace un ensayo general del evento para evitar cualquier contratiempo en cuanto a montaje, servicios, planificación, personas que intervienen, entre otros aspectos que pudieran suceder en el evento como tal.
- Seguidamente en la fase de ejecución: Es el paso crucial de del protocolo de eventos ya que aquí es donde se realiza el evento como tal. Todos los organizadores y colaboradores deben tener un control de la situación tomando detalle y atendiendo cualquier elemento que suceda siguiendo la programación indicada y resolviendo cualquier eventualidad que pueda suceder.
- En esta fase de promoción, está intrínseca en el antes, durante y después del evento. Si se ha definido la promoción en redes sociales, para lograr posicionamiento orgánico, la instantaneidad de la comunicación es muy importante para lograr el éxito actualmente.
- Por último y no menos importante se encuentra la fase de feedback retroalimentación o valoración: Se realiza una vez culminado el evento, los organizadores y colaboradores analizan los aspectos desarrollados en el mismo con sus aciertos y virtudes valorando las debilidades las fortalezas las amenazas y las oportunidades que se evidencia en el evento culminado Para ello se debe elaborar un informe con esta valoración.
Con esto concluimos este recorrido con respecto al protocolo de eventos. No olvides que para garantizar el éxito de tu evento -de cualquier índole- no debes dejar espacio en ningún momento a la improvisación, este es precisamente uno de los principios del protocolo de eventos que se debe respetar.
Si quieres realizar un evento, y que sea todo un éxito, no dudes en contactarnos.
