Los eventos corporativos constituyen una parte importante en la estrategia de comunicación empresarial. Sus características pueden variar mucho dependiendo de los objetivos buscados pero hay algo seguro, y es que siempre tienen un nivel superior si se incluye en ellos un servicio de catering. Pero, ¿cómo preparar el catering para uno de estos eventos?
Este servicio ha de ser adaptado al tipo de evento en todos los aspectos, tanto el gastronómico con platos y alimentos de primera calidad como disponer de un montaje acorde a su categoría con un menaje profesional, vestuario refinado para los camareros, decoración a ser posible temática. Es decir, que todo el conjunto es importante.
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¿Qué busca el cliente en un catering para eventos?
Evidentemente, si el evento se organiza en un hotel o similar, el establecimiento suele ocuparse también de la comida, pero en muchos casos un servicio de catering externo tiene una serie de ventajas interesantes, la más importante de las cuales es la flexibilidad.
Un servicio de catering se adapta a las necesidades del cliente y permite que este sea quien decida dónde realizar el evento, la duración de las comidas o el número de comensales. Además, los servicios de catering ofrecen una gran variedad de opciones, no necesariamente para la hora de comer.
Los servicios más habituales van desde desayunos de trabajo y coffe breaks de solo 20 o 30 minutos a aperitivos y buffets informales, o incluso banquetes formales. En los últimos años también se ha popularizado el brunch, una comida ligera a media mañana que mezcla productos de ambas comidas.
Esa variedad de opciones permite que las demás actividades que componen el evento corporativo se distribuyan alrededor del o de los servicios de catering. Preparar el catering no es algo que hay que encajar en el horario, sino algo que ayuda a que todo fluya mejor.
Preparar un catering para eventos de forma profesional
Preparar un catering es una tarea de cierta complejidad, especialmente cuando debe ser parte de un evento más amplio.
Los organizadores deben estar atentos a los requerimientos del cliente y adaptarse a ellos de manera que el catering sea exactamente lo que el cliente ha solicitado. Para ello, los puntos más importantes son los siguientes:
Tipo de evento
Como ya apuntábamos antes, hay distintos tipos de eventos corporativos, y cada tipo de evento requiere de un tipo de catering, ya que su función va a ser distinta.
Si se trata de un evento interno, para los empleados de la empresa, por ejemplo, y se busca una elevada productividad, seguramente se opte por pequeñas paradas con un catering sencillo, nunca por una comida de tres platos y postre para la que hay que prever una larga sobremesa.
En cambio, si, por ejemplo, se organiza un evento para conseguir clientes, el catering probablemente sea más importante y se requiera comida de mayor calidad o mejor servida.
En todo caso, es importante saber el tipo de ambiente que el cliente quiere crear, y adaptar el servicio a esa petición.
Menú del catering
En todos los catering el menú es importante. No obstante, los eventos corporativos presentan una dificultad añadida en lo que a configuración del menú se refiere: los asistentes suelen ser muchos y, con seguridad, la empresa de catering no conoce todas las alergias e intolerancias de los asistentes.
Por eso, es importante que los organizadores prevean este tipo de eventualidades y que el menú sea lo bastante flexible como para ofrecer opciones sin gluten, sin lactosa, opciones vegetarianas… perfectamente señalizadas.
Además, un menú para un evento de trabajo tiene que ser ligero, especialmente cuando la comida se va a consumir antes de empezar o durante el horario de trabajo.
Y eso aplica también a los eventos para clientes, ya que ningún empresario quiere que sus clientes se sientan llenos y cansados cuando deberían estar maravillados por las virtudes de la empresa.
Platos calientes y fríos
Ocurre a menudo que los platos que deben servirse calientes están fríos, enorme error. Solucionarlo es tan sencillo como disponer de buenos Chafing Dish que mantengan los platos calientes así como los típicos mantenedores calientes para catering que ninguna empresa de catering seria puede dejar de tener.
Asistentes del catering
El número de asistentes es crucial al preparar el catering para eventos, pero lo es mucho más en un evento corporativo, porque a diferencia de otros eventos, en los de empresa no se puede perder tiempo. Hay que asegurarse de que todos los comensales reciben su comida y tienen tiempo de consumirla en una franja de tiempo no muy amplia, sin agobios.
Es por eso que buffets, brunchs y otras comidas que se sirve uno mismo son más prácticas para los eventos con más asistentes.
Equipamiento del catering
Una buena comida no puede estropearla un equipamiento cutre. Asegúrate de que tu empresa de catering trabaja con los mejores utensilios para catering, buffet y cóctel de nivel profesional y que estos tengan el diseño adecuado para que la calidad percibida por el comensal no se vea mermada por unas bandejas, platos y cucharas de baratillo.
Espacio del evento
Asimismo, hay que tener en cuenta el espacio del que se dispone: si se trata del propio centro de trabajo, de un hotel, de un espacio abierto… Eso determinará el tipo de comida que debe prepararse y, muchas veces, también cómo servirla.
Presupuesto para preparar el catering
Y, finalmente, hay que atender al presupuesto del que el cliente dispone. El presupuesto determinará en gran parte la cantidad y calidad de la comida, y puede afectar al tipo de catering, en el sentido de que siempre será más barato un autoservicio que una comida formal con decenas de camareros, por ejemplo.
En todo caso, lo que puede convertir un catering en un éxito total o en un fracaso, arrastrando por ese mismo camino todo el evento, es que se organice combinando los elementos anteriores para cumplir las demandas del cliente.
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