Si bien cualquier tipo de evento necesita de una organización y planificación en la que se requiere de cierto tiempo y dedicación para poner atención a cada uno de los detalles que lo enmarcan, en el caso de cómo organizar un evento internacional, son mayores las exigencias para que este sea todo un éxito.
Plantearse cómo organizar un evento internacional en una primera instancia puede generar una serie de dudas y es bastante normal que en algunas ocasiones no se sepa realmente por dónde comenzar este proceso con la finalidad de que cumpla con las expectativas esperadas e incluso, las supere.
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Aspectos a considerar para organizar un evento internacional
La globalización ha generado un constante intercambio cultural y comercial entre los diferentes países del globo terráqueo, de manera que aquello que anteriormente podía tratarse organizarse como un evento local o regional, actualmente se hace con miras de generar alianzas e intercambio de saberes entre diferentes naciones.
De local a lo internacional
Las ferias gastronómicas, ferias del libro, festivales de poesía, conciertos o congresos y convenciones, entre otros, han traspasado las fronteras para invitar a usuarios de todas partes del mundo a disfrutar de estas experiencias que se organizan en un punto específico del planeta.
Entonces, ante la interrogante de cómo organizar un evento internacional, hay muchos aspectos como la publicidad, logística, presupuesto, cantidad de asistentes que pueden estar en el lugar donde se hará al evento, entre otros. Estos no pueden dejarse de lado si se quiere ofrecer un evento de calidad.
En otras palabras, cada uno de estos aspectos suelen tener una gran importancia si realmente se desea que el evento sea todo un sucesoi.
Así pues, si deseas saber cómo organizar un evento internacional, enfócate en los siguientes aspectos que se describirán a continuación:
Definir un objetivo
Entre los pasos para organizar un evento antes, durante y después, lo primero que se deben fijar son los objetivos con base a las interrogantes cómo, por qué, para qué, dónde y cuándo.
Partiendo de la formulación de preguntas en las que se utilicen esas palabras interrogativas, se podrá generar una lluvia de ideas que será muy útil para plantear los objetivos o propósitos que se tengan para el evento.
Para ello hay que evaluar cuál es el tipo de evento que se hará, porque de acuerdo con este criterio se podrá realizar una segmentación del público o target al cual se le promocionará la información relacionada con este encuentro.
Además, hay que analizar las características sociodemográficas de estos posibles asistentes para definir el objetivo u objetivos que se persiguen alcanzar durante el desarrollo del evento, especialmente en el caso de esta clase que es de alcance internacional.
No será igual enviar publicidad a personas del ámbito académico que si se trata de promocionar un concierto de rock, por ejemplo, ya que ambos públicos son diferentes y responden a necesidades específicas.
Cada uno de estos públicos mencionados anteriormente, posee características particulares que deben ser valoradas para saber la forma más idónea de cómo organizar un evento internacional en función de analizar y definir sus objetivos.
Realizar un presupuesto
Una vez que se haya establecido claramente el objetivo u objetivos que se desean alcanzar en el evento, hay que enfocarse en el presupuesto y pautar la forma en la cual se obtendrá.
Es decir, hay que establecer si el presupuesto se obtendrá por medio de alguna subvención gubernamental, se tiene que solicitar el patrocinio de empresas o negocios del sector privado o si se trata de un caso en el cual la mayor parte del dinero proviene de parte de los propios organizadores del evento.
Igualmente, en lo que se refiere a cómo organizar un evento gastronómico o de otra clase, hay que estipular cuáles son cada uno de los aspectos en los cuales se utilizará el presupuesto (publicidad, logística, contratación de empleados, seguridad, entre otros).
Sin embargo, se debe procurar dejar un parte de este dinero para cualquier eventualidad que pueda llegar a ocurrir durante la organización del evento o cuando este se realice.
Publicidad para tu evento
En lo que concierne a cómo organizar un evento internacional, la publicidad juega un papel más que importante para promocionar un evento con el propósito de este sea conocido por un público más amplio.
¿Cómo hacer la publicidad de un evento internacional?
El marketing digital más que tratarse de un as bajo la manga, resulta muy importante para dar a conocer el evento a escala internacional, por lo que se deben aprovechar al máximo las ventajas de internet para hacerle publicidad.
Así pues, algunas de las alternativas de cómo organizar un evento internacional en lo que se refiere a la publicidad son las siguientes:
Organiza un sitio web
Tener un sitio web dedicado exclusivamente al evento es una de las mejores opciones para que este pueda darse a conocer a escala global.
En una página web podrás publicar noticias relacionadas con el evento y su organización, vender las entradas al evento e incluso, establecer las normas de logística y seguridad que se aplicarán durante su desarrollo.
Este dominio web puede ser ideal para que los interesados en asistir se subscriban a un correo electrónico para mantenerse informados en torno a los acontecimientos relacionados con el evento.
También es importante que en esta website tenga la oportunidad de establecer contacto con los organizadores para aclarar sus diferentes dudas e inquietudes acerca del evento mediante diferentes alternativas como chat en vivo, WhatsApp o correo electrónico.
Diseña estrategias de social media
Al igual que la creación de un dominio web que se encuentre activo y esté en constante actualización de las noticias más novedosas en torno al evento, las redes sociales también son fundamentales en lo que respecta a la forma de cómo organizar un evento corporativo o de otra índole.
Esto se debe, a que estos medios en particular son perfectos para dar a conocer los últimos acontecimientos relacionados con el evento y brindan la posibilidad de establecer interacciones más cercanas con usuarios que sientan interés por asistir a este encuentro.
El diseño de las redes sociales facilita considerablemente la implementación de campañas de marketing digital
Se pueden realizar sorteos con entradas, descuentos o promociones en relación con el evento, ofreciendo entradas gratuitas o la posibilidad de disfrutar de algún servicio durante este encuentro sin pagar ningún tipo de coste.
Esto no solamente motivará a que los usuarios que sientan interés por el evento quieran participar e interactuar en estas redes sociales, sino que también puede propiciar que inviten a otros posibles contactos que puedan formar parte de un target ideal.
Publica notas de prensa
El auge de los medios digitales puede ser muy beneficioso para organizar un evento internacional, en vista de que estos suelen tener un gran alcance de visibilidad en Internet al tratarse de dominios webs que por su naturaleza, suelen tener una gran autoridad en las redes.
Si publicas notas de prensa en algunas revistas o periódicos más reconocidos a escala nacional e internacional, este suceso puede darse a conocer entre un grandioso número de usuarios que día a día prefieren leer las noticias en estos formatos digitales.
Logística del evento
En relación a la forma de cómo organizar un evento internacional para que sea un éxito, la logística no es menos importante que el presupuesto y la publicidad, sino que por el contrario, debe ser vista como un engranaje que junto estos aspectos conforma la columna vertebral de la planificación de un evento.
En lo que se refiere a la logística, hay que planificar de qué manera se van a gestionar los recursos y cuáles son los que se necesitan para el desarrollo del evento como dispositivos electrónicos, refrigerios, certificaciones, decoración, vídeo, audio, servicios de traducción como los que brinda Ubiqus, entre otros.
Seguridad en el evento
En lo que concierne a cómo organizar un evento internacional, la seguridad es otro de los aspectos esenciales, ya que la existencia de algún problema en relación con la seguridad podría afectar el normal desenvolvimiento del evento e incluso, llegar a crear una imagen muy negativa en torno los organizadores.
Por lo tanto, es importante planificar lo relativo a la seguridad del evento con suficiente antelación para que los inconvenientes en esta materia no sean una de las causas por las cuales el desarrollo del evento no sea de la forma en la que se esperaba.
Esperamos que este artículo te haya resultado de verdadera ayuda, pero si quieres contar con los servicios y asesoría de expertos en lo que se refiere a cómo organizar un evento internacional.
En Neoeventos disponemos de excelentes profesionales que podrán encargarse de que este acontecimiento sea todo un éxito. Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de atenderte y responder cada una de tus inquietudes.
